Versement d'archives
Commande de matériel
Commander le matériel par le Portail SI Achat.
- soit boîtes d'archives grise, dim. 32.5X26X11 mm, Ofrex, réf. du produit : 400152
- soit boîtes d'archives Léman, dim. 32,5x26x11 mm, Lyreco, réf. du produit: 3.414.955
- fourres en carton multicolores, A4, Lyreco, réf. du produit: 3.418.526
La facture est à la charge du service versant ses archives.
1. Boites d'archives grise, Ofrex.
2. Boîtes d'archives Léman, Lyreco.
3. Fourres en carton, A4, Lyreco.
procédure de versement
Tout service qui souhaite verser ses archives prend contact au préalable avec les Archives administratives et patrimoniales (AAP) afin de procéder à l'évaluation des documents et obtenir un bordereau de versement.
Les dossiers à conservation illimitée sont épurés en supprimant :
- Papiers de corbeille
- Chemises en plastique : elles absorbent avec le temps l'encre des documents. Les remplacer par des chemises en papier cartonné Java ou par des dossiers à rabats cartonnés (Commande de matériel)
- Trombones, agrafes et autres pièces de métal : ils rouillent et endommagent les documents. Les remplacer, le cas échéant, par des trombones en plastique. Il faut également sortir les documents des classeurs à anneaux et enlever les reliures pour la même raison
- Elastiques : avec le temps ils se dessèchent et se cassent tout en laissant des traces sur le papier
Les dossiers sont archivés dans des fourres en papier avec l'indication écrite au crayon à papier du titre des dossiers et de leurs dates extrêmes (ex. procès-verbaux, 1995-2000). Les fourres sont ensuite regroupées dans les boîtes d'archives. Chaque boîte doit comporter le numéro de versement donné par les AAP et les boîtes sont numérotées en continu.
Les dossiers à conservation limitée (c’est-à-dire détruits après un délai de conservation) peuvent être laissés dans leurs conditionnements d'origine (avec inscription du numéro de versement et la poursuite de la numérotation en continu).
Un inventaire succinct du contenu de chaque boîte ou autre conditionnement d’origine est à décrire sur le bordereau de versement. Les dossiers à conservation limitée sont inscrits en fin de l’inventaire.
Le bordereau est signé, joint au versement et la version numérique envoyée à .
Pour le transport des archives, le service prend contact avec les Archives administratives et patrimoniales (AAP) qui mandateront le prestataire externe en fonction du volume et de la disponibilité des personnes concernées. La Division des Bâtiments prend en charge le règlement de la facture.
Si le nombre dépasse 75 boîtes, il convient de contacter les AAP.
Consultation des archives déposées : après versement, les services ont accès en tout temps à leurs archives en contactant les AAP.
n.b. : concernant les conditions de consultation pour les chercheuses et les chercheurs externes, voir page Consulter les archives.