Archiver à l'UNIGE

Constitution des dossiers

 Le dossier est un ensemble de documents sous forme papier ou numérique, relatifs à un même thème (gestion du personnel, gestion financière, dossiers de cours, etc.). Il est créé par l’unité dans le cadre de ses activités pour :

 

  • Mener à bien les affaires courantes du service
  • Répondre aux exigences légales propres à sa mission
  • Assurer la traçabilité de son activité

Dès qu' un document est créé,  il faut lui adjoindre les métadonnées suivantes, essentielles à la bonne gestion de l'information  :

  • Type de document (procès-verbal, lettre, etc.)
  • Titre clair et compréhensible en évitant les termes trop flous comme « Divers », « Affaires générales » et les abréviations incompréhensibles
  • Dates extrêmes (dates des pièces la plus ancienne et la plus récente)
  • Auteur (unité ou personne physique)
  • Référence à un plan de classement ou à un numéro d’affaire/de dossier selon les pratiques de l’unité

 

Exemple :

  • Type : Procès-verbaux et annexes
  • Titre :  Séances du Rectorat
  • Date :  27.02.2005 – 30.04.2007
  • Auteur : Rectorat

Pour une gestion efficace, il faut classer chronologiquement les pièces à l’intérieur des dossiers et rapprocher les documents qui vont ensemble (ex. une lettre et sa réponse) et éliminer les «papiers de corbeille » ;

  • Imprimés, revues, prospectus, publicité
  • Avis de situation bancaire
  • Documents reçus à titre consultatif et informatif
  • Correspondance sans intérêt : lettres d'accompagnement, convocations aux séances, lettres d'excuses, cartes d'invitation, etc.
  • Documents en double exemplaire (dossiers, rapports, correspondances, …)
  • Exemplaires en surnombre
  • Brouillons après transcription du texte
  • Epreuves d'imprimerie après publication du texte
  • Pièces dites «Matériel» (stocks, brochures, circulaires en surnombre, etc. à l’intérieur des dossiers)

Les papiers de corbeille sont les documents qui peuvent être supprimés lors de l’épuration périodique d’un dossier ou à sa clôture. Ils ne servent pas à l'expédition des affaires courantes et sont inutiles pour la compréhension du dossier.