Archiver à l'UNIGE

Archivage

 

Comment procéder 

Le service contacte archives-patrimoniales(at)unige.ch afin de procéder à l'évaluation de ses archives et obtenir un bordereau de versement .

 Les dossiers à conservation illimitée sont épurés en supprimant :

  •   Papiers de corbeille
  • Chemises en plastique : elles absorbent avec le temps l'encre des documents. Les remplacer par des chemises en papier cartonné Java ou par des dossiers à rabats cartonnés (Commande de matériel)
  • Trombones, agrafes et autres pièces de métal : ils rouillent et endommagent les documents. Les remplacer, le cas échéant, par des trombones en plastique. Il faut également sortir les documents des classeurs à anneaux et enlever les reliures   pour la même raison
  • Elastiques : avec le temps ils se dessèchent et se cassent tout en laissant des traces sur le papier

Les dossiers sont ensuite archivés dans des fourres en papier avec l'indication écrite au crayon à papier du titre des dossiers et de leurs dates extrêmes (ex. procès-verbaux, 1995-2000). Les fourres sont ensuite regroupées dans les boîtes d'archives. Chaque boîte doit comporter le numéro de versement donné par les AAP et les boîtes sont numérotées en continu.

Les dossiers à conservation limitée (c’est-à-dire détruits après un délai de conservation) peuvent être laissés dans leurs conditionnements d'origine (avec inscription du numéro de versement et la poursuite de la numérotation en continu).

Un inventaire succinct du contenu de chaque boîte ou autre conditionnement d’origine est à décrire sur le bordereau de versement. Les dossiers à conservation limitée sont inscrits en fin de l’inventaire.

 Le bordereau est signé, joint au versement et  la version numérique envoyée à archives-patrimoniales(at)unige.ch