Service des archives

Politique d'acquisition

Domaines d'acquisition

Les Archives administratives et patrimoniales (AAP) acquièrent les fonds d’archives institutionnelles et privées qui forment la mémoire de l’UNIGE, à des fins scientifiques, culturelles et historiques.

Sont concernés:

  • les fonds administratifs de l’institution (Rectorat et structures administratives, Facultés /UPER);
  • les fonds enseignement/recherche des UPER et de leurs laboratoires, des Centres et Instituts inter-facultaires;
  • les fonds d’archives privées (enseignement et recherche) de professeur-es (dans la mesure où les professeur-es sont associé-es à la marche de l’Université, leurs archives complètent celles produites par l’administration);
  • des fonds d’archives non institutionnels donnant un éclairage sur les missions de l’Université (cf Priorités d'acquisition, point 3, ci-dessous).

Priorités d'acquisition

Les Archives administratives et patrimoniales (AAP) collectent en priorité les fonds administratifs des organes et subdivisions universitaires et les fonds des UPER (enseignement/recherche) qui sont tenus de conserver et de verser leurs archives créées dans le cadre de leurs fonctions (voir  modalités sous la rubrique Archiver à l'UNIGE).

Les  AAP souhaitent convaincre le corps professoral de l’intérêt de ses archives. Elles souhaiteraient collecter les documents suivants:

  • dossier personnel (curriculum vitae, correspondance scientifique, promotions, etc.).
  • dossier Enseignement (plans de cours, notes de cours, questions d’examens + corrigés, cours public, etc.).
  • dossier Activité de recherche (projets, rapports de recherche, expériences scientifiques, fiches de recherches et bibliographiques, notes de lectures, recherches lors des congés scientifiques, publications autres que celles versées dans Archive Ouverte, etc.).
  • dossier Carrière (participation à des colloques, congrès, conférences, séminaires, symposiums, journées d’études, rencontres et comités et associations, voyages et excursions à  but professionnel, leçon inaugurale et d’adieu, hommages, etc.).

Les AAP peuvent également favoriser l’acquisition d’archives privées non institutionnelle mais qui ont un lien étroit avec la communauté universitaire:

  • archives privées d’étudiant-es documentant le processus d’apprentissage comme des notes de cours d’étudiant-es, etc.
  • archives de sociétés d’étudiant-es.
  • archives de personnalités ayant œuvré pour l’institution universitaire, etc.

Limitations d'acquisition

Les Archives administratives et patrimoniales (AAP) renoncent à collecter les documents suivants:

  • les publications, à l’exception des publications qui sont autographées par une personne d’importance et celles qui contiennent des annotations
  • les travaux d’étudiant-es
  • les objets muséologiques
  • les archives de personnalités, de collectivités, d’associations sans lien aucun avec l’UNIGE
  • les fonds dont les documents se présentent en vrac
  • les fonds composés dans une large majorité de documents audiovisuels ou électroniques susceptibles d’engendrer des coûts élevés pour assurer leur migration sur d’autres supports ou formats
  • les fonds dont l’état physique ou le contenu ne justifient pas les coûts d’une prise en charge

Modes d'acquisition

Les modes d’acquisition des documents d’archives sont:

  • le versement
  • le don
  • le legs, selon les volontés de la personne défunte

Toute acquisition par don ou legs fait l’objet d’une convention précisant les droits et les obligations des deux parties.

Remarque importante: les AAP s’arrogent le droit d’évaluer la pertinence d’acquérir ou non un fonds d’archives et/ou de procéder à des sélections.