Cahier des charges

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Secrétaire – 1
– Durant la réunion, organiser la date et le président de séance de chaque réunion
– Convoquer les membres aux réunions
– Tenir le PV des réunions et l’envoyer aux membres après la réunion
– Envoyer l’ordre du jour aux membres avant la réunion

Trésoriers – 2 à 3
– Tenir les comptes de la Datcha et être en mesure de les présenter en cas de demande
– Les présenter à la CUAE quand nécessaire (début d’année universitaire)
– Gérer l’argent des soirées (fond de caisse, bénéfice, autre)
– Informer le Collectif en cas de problème
– Se coordonner avec le Responsable Stock et le Responsable Bar afin d’optimiser les ventes et le service offert aux étudiants
– Gérer les clés, les cautions des clés et si besoin la désactivation de clés

Responsables Mail – 2 à 3
– Répondre aux mails reçus sur la boîte mail de la Datcha, y compris les réservations
– Solliciter l’avis du Collectif si nécessaire et l’informer du courrier adressé à la Datcha
– Durant l'été, installer une réponse automatique pour les réservations
– Responsable du contact avec la police, Securitas et l'administration pour ce qui concerne les plaintes

Délégués CUAE – 2 à 3
– Participer aux Assemblées des Délégués (AD) et y représenter le Collectif Datcha
– Transmettre en retour les éventuelles informations de la CUAE
– Les délégués sont libres de participer aux réunions d'autres associations pour la coordination d'événements communs

Responsables Frigo – 1 à 2
– Vider les restes une fois par semaine
– Tenir la propreté du frigo à jour

Responsables Toilettes – 1 à 2
– Tenir la propreté des toilettes à jour (minimum une fois par semaine)
– Informer le Responsable Courses Usuelles en cas de manque de papier toilettes

Responsables Courses Usuelles – 1 à 2
– Acheter par carte les biens fournis par la Datcha aux étudiants :
– Papier toilettes
– Papier ménage
– Condiments (huile, vinaigre, sel, poivre, sucre, épices, café, oignons, ail)
– Scotch, stylos et autre matériel de bureau
– Liquide vaisselle
– Savon (main)
– Éponge et pâtes
– Produits de nettoyage
– Matériel de premiers soins
– Acheter des stocks en début de semestre

Ouverture Midi – 1 à 2 par jour
– Arriver à la Datcha avant 12h15 (heure d'ouverture)
– En arrivant, faire l'état des lieux si une soirée a eu lieu dans les derniers jours
– Nettoyer et ranger la Datcha
– Ranger la vaisselle propre, et rendre la cuisine utilisable
– Ne pas partir avant 13h, attendre l'arrivée de la fermeture
– Sensibiliser les étudiants sur l'auto-gestion de la Datcha (nettoyer et ranger la vaisselle avant de partir)
– Les mardis et vendredis, rapporter à l'entrée du bâtiment Datcha le container vidé la veille
– Vider et changer les poubelles si celles-ci sont pleines

Fermeture Midi – 1 à 2 par jour
– Arriver à la Datcha avant 13h pour permettre le relais avec l'ouverture.
– A 14h00, fermer officiellement la Datcha
– Faire la vaisselle restée sale et nettoyer la cuisine
– Ranger l’extérieur de la Datcha si utilisé durant midi
– Si une soirée a lieu le même jour, ranger la vaisselle qui sèche, afin de laisser la Datcha dans un état présentable
– Sensibiliser les étudiants sur l'auto-gestion de la Datcha (nettoyer et ranger sa vaisselle avant de partir)
– Les lundis et jeudis (sauf si soirée il y a), amener le container à l'entrée de l’Ecole de Physique, côté parking
– Vider et changer les poubelles si celles-ci sont pleines

Responsables Tri – 1 à 2
– Responsable de faire la récupération de l'aluminium, du verre, du carton et du PET une fois par semaine (ou plus souvent si nécessaire)

Responsables Site Internet – 1 à 2
– Entretenir le site internet de la Datcha et le mettre à jour

Responsables Linge – 1
– Nettoyer les linges (torchons, couvertures) sales de la Datcha afin de toujours avoir des linges en réserve (nettoyer environ une fois par semaine, dépendant de l'utilisation)

Soirées Datcha : Responsables Bar – 1 à 2
– Faire la liste des courses des soirées de la Datcha, et les transmettre au responsable Courses DatchaBars
– Prévoir le « menu » des DatchaBar et le transmettre aux coordinateurs bar
– Responsable du bon déroulement de la soirée (accueil des DJs, mise en place et démontage du bar et autre matériel)
– Surveiller le bon déroulement du tournus
– Commander la livraison de la bière pour les soirées de la Datcha

Soirées Datcha : Coordinateurs Bar – 1 à 2
– Gérer les patentes et les avoir à disposition pendant la soirée
– Gérer les effectifs pour la soirée : Doodle, mail de motivations
– Gérer une équipe de nettoyage (par exemple)
– Responsable de la bonne coordination entre les différents responsables
– Pour les grandes soirées (DatchaBar), doit mandater Securitas
– Responsable de l’impression du menu et de la grille horaire des tournus
– Au début du semestre, doit organiser la liste des dates des soirées DatchaBar et Datch'Apéro avec possibilité de mise à jour et la transmettre à la Communication

Soirées Datcha : Responsables Communication – 1 à 2
– Se mettre d’accord avec le Coordinateur, afin de recevoir les dates des soirées et préparer l’affiche numérique pour les soirées DatchaBar, au-moins 1 semaine à l’avance
– Prendre contact avec l’Université et s’assurer de l’affichage papier et numérique (écrans)
– S’occuper de la création de l’événement sur FB et de son partage sur les groupes d’associations de l’UNIGE et sur les réseaux (FB, IG)

Soirées Datcha : Responsables Courses Datcha'Bar – 1 à 2
– Aller chercher la liste des courses auprès du Responsable Bar
– Organiser l’achat des courses : voiture, moment, et équipe
– Tenir la liste des stocks avant et après les soirées organisées par la Datcha
– Transmettre les infos du stock au Responsable Bar
– Se coordonner avec la Trésorerie et le Responsable Bar

Responsables Ouverture Contrats – 1 à 2
– Présence un jour de la semaine (choisi avec la fermeture et annoncé clairement), de 12h30 à 13h30 pour ouvrir les contrats (signature, caution et frais, clé)
– Se coordonner avec la trésorerie pour donner les anciens contrats

Responsables Fermetures Contrats – 1 à 2
– Présence un jour de la semaine (choisi avec l'ouverture et annoncé clairement), de 12h30 à 13h30 pour fermer les contrats (signature, caution, clé)
– Se coordonner avec la trésorerie pour donner les anciens contrats