Thèses - FAQ
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A. Dépôt de la thèse
A1. Quelles sont les formalités à remplir avec ma thèse une fois la soutenance accomplie ?
Après la soutenance, les nouveaux-elles docteur-es/diplômé-es DAPS doivent remettre à la Division de l'information scientifique (DIS) sous forme électronique (dépôt dans l'Archive ouverte UNIGE) la thèse, l'imprimatur (sauf pour les DAPS) ainsi que, pour la faculté des Sciences, le mode de publication. Un contrat de diffusion pour signature électronique sera envoyé via DocuSign à l'auteur-e quelques jours après le dépôt.
A2. Puis-je déposer un exemplaire imprimé de ma thèse ?
La Bibliothèque de l'UNIGE ne requiert plus de copies imprimées. Vous êtes libre cependant d'offrir des exemplaires aux bibliothèques de votre choix.
A3. [supprimé]
A4. Pourquoi suis-je dans l’obligation de déposer ma thèse dans l’Archive ouverte UNIGE ?
Le dépôt d’une version électronique des thèses de doctorat est une formalité obligatoire depuis le 1er juin 2009 avec l’entrée en vigueur de la Directive institutionnelle qui fixe la politique générale et le fonctionnement de l’Archive ouverte UNIGE. Le diplôme ne peut pas être émis avant que ce dépôt dans l’Archive ne soit effectué.
A5. Je suis exmatriculé de l’Université et mon compte a été désactivé, comment puis-je procéder pour déposer ma thèse électronique ?
En cas d’exmatriculation, le plus simple est de nous faire parvenir le ou les fichiers composant votre thèse par email à (ou via un système de partage de fichier - par ex. SwissTransfer).
En plus de la thèse elle-même, transmettez-nous également :
- un résumé court (abstract) de 150 mots,
- l'imprimatur (pour les PHD/MD)
- votre adresse email,
- votre adresse postale (pour l'envoi du diplôme),
- le mode de publication (pour la faculté des Sciences),
- et, si vous le souhaitez, des mots-clés de votre choix.
Le contrat de diffusion vous sera envoyé via DocuSign pour signature électronique.
B. Diffusion de la thèse
B1. Je ne souhaite pas que ma thèse soit consultable dans l’Archive ouverte UNIGE, puis-je l’interdire ?
Seul le dépôt dans l’Archive est obligatoire. Le niveau de diffusion des fichiers reste un choix de l’auteur-e, éventuellement en accord avec son directeur ou sa directrice de thèse. Pour chaque nouveau dépôt, nous signons avec l'auteur-e un contrat de diffusion qui précise le niveau de diffusion de la version électronique.
B2. Pourquoi devrais-je diffuser ma thèse ? N’importe qui pourrait facilement copier mon texte et me plagier.
C’est vrai. Néanmoins il faut aussi voir les avantages d’une diffusion à large échelle. D’une part la majorité des chercheurs sont honnêtes et vont vous citer s’ils utilisent votre thèse dans leurs travaux. D’autre part, lorsqu’un document est disponible sur Internet, il est facile d’en détecter les copies plagiées grâce à des moteurs de recherche spécialisés. Ainsi, plus un texte est largement disponible sur Internet, plus il est risqué pour un chercheur indélicat de le copier. Finalement, d’un point de vue général, il est important de communiquer les résultats de votre recherche, car ils vont permettre à d’autres scientifiques d’aller plus loin et de faire avancer la connaissance.
B3. Quels sont les différents niveau de diffusion dans l’Archive ouverte UNIGE ?
Il existe trois modes de diffusion ainsi que la possibilité de fixer une période d’embargo. Lors d’un dépôt, l’auteur-e doit donc choisir pour chaque fichier entre la diffusion sur Internet (accès libre), sur Intranet (accès restreint au campus UNIGE), ou une non-diffusion (accès privé). Il est possible de restreindre temporairement la diffusion d’un document en fixant une période d’embargo et en spécifiant les modes de diffusion durant et après l’embargo.
B4. J'ai signé le contrat de diffusion électronique de ma thèse et fixé un niveau de diffusion. Puis-je le modifier ultérieurement ?
C. Préparation des fichiers
C1. Faut-il protéger le fichier pdf de ma thèse à l’aide d’un mot de passe ?
Non. Nous pensons que vouloir empêcher la copie ou l’impression d’un document pdf en ajoutant un mot de passe est une mauvaise idée. Cela ne prévient pas le plagiat, qui doit être traité d’une autre manière. D’autre part, cela pose problème aux personnes bien intentionnées qui veulent utiliser vos recherches et vous citer, mais aussi pour la préservation à long terme de votre document, car nous n’aurons peut-être pas la possibilité de le migrer pour le consulter avec les logiciels de demain.
C2. Quel est le format recommandé pour ma thèse électronique ?
Le format PDF/A est vivement recommandé puisque il est conçu pour garantir une pérennité maximales. Les autres versions PDF sont aussi acceptées. Il est préférable d’éviter des formats propriétaires comme MSWord, car leur accessibilité à long terme ne peut pas être garantie.
C3. Comment générer un fichier PDF à partir de mon traitement de texte ?
La plupart des traitements de texte actuels offrent la possibilité d’enregistrer les documents sous divers formats, dont le PDF/A. Il existe par ailleurs des convertisseurs de fichiers, en ligne ou à installer sur son ordinateur, gratuits ou payants. Nous ne faisons pas une liste de tels logiciels, car elle devrait être mise à jour trop souvent.
C4. Mon fichier PDF est énorme. Comment puis-je le réduire ?
Un document PDF peut être volumineux pour plusieurs raisons. Il se peut que ça soit normal si le texte est long et contient particulièrement beaucoup d’images. Il est cependant souvent possible de diminuer la taille d’un fichier PDF en l’optimisant à l’aide d’un logiciel adéquat, par exemple Adobe Acrobat Pro.
C5. Le fichier de ma thèse est trop volumineux pour être déposé par le biais du formulaire en ligne, que dois-je faire ?
Les fichiers jusqu’à 40 Mo ne posent en général pas de problèmes, même s’il faut parfois un peu de patience pour attendre que le chargement se termine correctement. Si votre thèse est très volumineuse, une bonne pratique est de la « découper » en plusieurs fichiers, par exemple en séparant les annexes du corps principal. Lorsque vous déposez ensuite ces fichiers dans l’Archive, veillez à respecter leur séquence logique, ce qui permettra à vos futurs lecteurs de s’y retrouver.
C6. Y a-t-il un nombre maximal de fichiers qui peuvent être ajoutés lors d’un dépôt ?
Non, nous n’avons pas fixé de limite, car il est de toute façon rare d’avoir plus de 4 fichiers pour une publication.
D. Divers
D1. Est-ce que le niveau de diffusion de la version électronique s’applique automatiquement aussi aux versions imprimées ?
Non. Le contrat de diffusion de la thèse électronique ne s’applique pas aux exemplaires imprimés qui seraient envoyés à la Bibliothèque de Genève (BGE). Si vous voulez régler cette question, veuillez vous adresser au responsable du dépôt légal à la BGE.
D2. Est-ce qu’un modèle précis de page de couverture est exigé pour le dépôt des thèses dans l’Archive ouverte UNIGE ? Y a-t-il des exigences de mise en forme ou de format ?
Non. Il n’y a aucune exigence. Attention toutefois, chaque faculté est libre d’imposer des règles à ses doctorants. Renseignez-vous auprès de votre secrétariat (des doctorants ou des étudiants) ou de vos conseillers aux études.
D3. Puis-je demander une aide financière à la DIS pour l’impression de ma thèse ?
Malheureusement non. Nous ne disposons d’aucun fonds pour aider les docteurs à couvrir les frais d’impression.
D4. Mon résumé est beaucoup plus long que 150 mots. Puis-je l’utiliser à la place du résumé court ?
Par soucis de clarté, de cohérence et de mise en page, nous vous invitons vraiment à respecter cette limite de 150 mots. Un bon résumé doit communiquer au lecteur tous les aspects importants couverts par l’auteur, tout en éliminant les détails secondaires.
D5. Mon nom/prénom est différent dans le formulaire de dépôt que celui que j’utilise pour mes publications. Comment le faire changer ?
L’Archive ouverte utilise les noms et prénoms extraits des bases de données des Ressources Humaines. S'il y a des différences, vous pouvez demander une correction de votre nom d’usage auprès de votre gestionnaire de contact à la Division des ressources humaines. Veuillez ensuite nous en informer pour que nous répercutions les changements dans les notices déjà existantes.
D6. Ma thèse a été écrite en cotutelle avec une autre université, en Suisse ou à l’étranger. Puis-je exiger un diplôme de l’Université de Genève et dois-je déposer une version électronique dans l’Archive ouverte UNIGE ?
Oui. La cotutelle de thèse (ou double doctorat) permet à un doctorant d’obtenir un diplôme de chacun des deux établissements impliqués sur la base d’une seule soutenance. Pour l’Archive ouverte ça ne change rien.
D7. L’imprimatur, qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit d’un document accordé par le Décanat de votre faculté après réception du rapport de thèse rédigé par le jury et qui autorise l’impression de la thèse. En général, il mentionne la date de soutenance ainsi que le numéro de thèse. Il n'y a pas d'imprimatur pour les thèses de DAPS.
D8. Le mode de publication, qu’est-ce que c’est ?
Il s’agit d’un document propre à la Faculté des Sciences et établi par le directeur de thèse qui précise le niveau de diffusion et l’éventuel embargo que devra indiquer le docteur lors du dépôt de sa thèse électronique.