Etape 1  : Aller sous le menu Acquisitions > Demandes d’achat > Gérer les demandes d’achat

 Etape 2 : Filtrer sur la facette Demandeur : cliquer sur votre nom

 ⚠ les demandes rejetées seront périodiquement supprimées

Si vous sélectionnez le regroupement manuel lors de la création de la ligne de commande, Alma s’attend à ce que vous regroupiez manuellement une ou plusieurs lignes de commandes avant de passer commande.

 Etape 1  : Préparer ses lignes de commande et sélectionner l’option Regroupement manuel puis Enregistrer et continuer

Etape 2 : Aller sous le menu Acquisitions > Commande > Regrouper

Sélectionner les notices à regrouper puis cliquer sur Créer une nouvelle commande

 ⚠ il faut que le compte fournisseur, le mode d’achat soient les mêmes

Lors de chaque rafraîchissement, la Sandbox est mise à jour avec la configuration et les données du système de production en cours. Les données peuvent donc être légèrement différentes de celles de la base de production, selon les modifications effectuées par les bibliothèques lors de tests. Pour rappel, Ex Libris prévoit deux rafraîchissements par an, en février et en août.

Non, ce n’est pas nécessaire. Il faut se loguer dans le département acquisition lorsque l'on s’apprête à faire des commandes et en particulier des réceptions.

Si la notice ne se trouve pas dans Alma, il faut l’importer depuis un catalogue externe (Library of Congress par exemple). Si la notice ne se trouve pas dans un catalogue externe, il faut la créer.

Les spécialistes de discipline sont habilités à déposer une demande d’achat

Le CODIS  gère la création et la mise à jour des fournisseurs dans Alma.

Vous pouvez demander la création ou la modification d’un fournisseur dans Alma, et, selon le cas, renseigner le formulaire dédié depuis helpDIS,  :

•  soit depuis la page principale

• soit depuis le lien « Tickets de mon groupe »

Il est possible de faire marche arrière et de marquer un item réceptionné par erreur comme étant toujours en attente de réception. Cette fonctionnalité n’est cependant possible que si les conditions suivantes sont remplies :

• l’item doit avoir été réceptionné, en cochant l’option « Garder dans le département »
• l’item doit toujours se trouver dans le Département Catalogage indexation.
• il ne peut pas y avoir d’utilisateur intéressé ni de réservation sur l’item
• il doit s’agir d’une ligne de commande de type « Achat ponctuel». Les fascicules de périodique, associés à un ligne de commande de type Abonnement ne peuvent donc pas être « déréceptionnés »

Procédure :
Etape 1 : Au préalable, il convient de vérifier qu’on est bien localisé dans un département Acquisitions

Etape 2 : Aller sous le menu Acquisitions > Réception et facturation > Réceptionner

Etape 3 : Identifier l’item à déréceptionner dans la liste des réceptions et cliquer sur « Gérer les exemplaires ».

Etape 4 : Cliquer sur l’action “Annuler la réception”

Une fois la confirmation validée, le statut de l’item repassera de « Réceptionné » à « Non réceptionné » et la date de réception sera supprimée.

C’est possible, cela dépend du statut de la facture et des droits dont dispose l’acquéreur :

• Si la facture a pour statut : En révision, la facture est modifiable avec un profil slsp-acq-invoice ou slsp-acq-invoice-plus ; elle peut être supprimée avec un profil slsp-acq-invoice-plus.
• Si la facture a pour statut : En attente d’approbation ou Prêt à être payé, il est possible de renvoyer en révision ou de supprimer la facture avec un profil slsp-acq-invoice.
• Si la facture a pour statut : Clôturé, il n’est plus possible de modifier la facture.

Pour rappel, le nom du PDF joint à la facture dans Alma doit être identique au numéro de la facture saisie.

 Chaque facture avec un numéro doit faire l’objet d’un PDF spécifique.

 Il faut scanner toutes les pages des factures, y compris celles qui sont vides. Le service de comptabilité vérifie la numérotation des pages des factures (ex. page 1 / 2, Seite 1, etc.) dans la mesure où les coordonnées bancaires figurent sur les pages suivantes. Ces informations sont importantes :

• elles évitent aux personnes qui remplacent parfois celle en charge du paiement des factures de la DIS, de faire des erreurs en ayant l’information à sous la main ;
• un fournisseur peut changer de banque sans prévenir, ce qui peut engendrer des retours de paiement et des écritures supplémentaires à effectuer.
  

Lorsque la facture contient une QR-facture, la Comptabilité procède au paiement par ce biais. En faisant autrement (paiement par la banque par exemple), elle surcharge le fournisseur car il lui faudra réconcilier le paiement de toutes les factures manuellement, à savoir, associer chaque paiement avec la facture de vente correspondante ; alors qu’avec la QR-facture, la réconciliation est automatique. En cas d’absence de la copie de la QR-facture, la Comptabilité ne fera pas de paiement. 

Dès janvier 2022 :

• Les bibliothèques fourniront les PDFs des factures telles qu’elles sont libellées, avec toutes les pages.
• En cas d’absence de coordonnées bancaires sur les factures,
• Si le fournisseur est déjà enregistré, les bibliothèques ne les réclameront pas systématiquement. La Comptabilité fera les paiements sur la banque enregistrée dans sa base de données, avec le risque de payer sur un mauvais compte. En cas d’erreur constatée, la référente du module Acquisitions fera les démarches nécessaires auprès du fournisseur concerné pour une mise à jour.
• Pour les nouveaux fournisseurs, la Comptabilité demande aux bibliothèques de vérifier les factures avant de les leur envoyer. Si le compte bancaire n’est pas indiqué sur la facture, il faut la retourner au fournisseur.

Il est formellement interdit de regrouper deux factures dans une seule demande de paiement saisie dans Alma. La comptabilité ne fera pas de paiement dans de tels cas. Chaque facture d’un fournisseur doit correspondre à une facture saisie dans Alma. Les validateurs ne doivent pas laisser passer ce genre d’écriture.

Lorsqu’un fournisseur regroupe les commandes de monographies de deux ou plusieurs sites dans une même facture, il faut lui demander de l’annuler et de refaire une facture pour chaque site concernant ses commandes spécifiques.

La création et la validation de la facture doivent être réalisées par deux personnes différentes. Ce principe consiste à attribuer chacune des étapes de vérification à une personne différente dans le but de limiter les erreurs. Le respect de ce principe pourrait être contrôlé en cas d’audit.

 Ainsi les personnes qui passent des commandes et créent des factures dans Alma (profil slsp-acq ou/et slsp-acq-plus) n’ont pas les droits pour les valider elles-mêmes.

 Le profil slsp-acq-invoices, attribué aux personnes qui valident les factures, permet toutefois également de créer des factures dans Alma. Seul un nombre limité de personnes ont ces droits, en raison de leurs fonctions et/ou des tâches qu’elles doivent effectuer dans Alma. Les factures que ces personnes créent doivent être impérativement validées par leur supérieur hiérarchique, par un e autre validateur/validatrice du site ou par le/la responsable administratif/ve et financier e de la DIS.

 Afin de s’assurer du respect de ce principe, le CODIS a mis en place un monitoring mensuel permettant de contrôler que les personnes qui créent des factures dans Alma ne les valident pas elles-mêmes. En cas d’anomalie, les personnes concernées seront avisées afin d’en comprendre les raisons et d’adapter le processus si nécessaire.  

Non, la comptabilité n’effectue des paiements par chèque bancaire.

La procédure de réception combinée au processus de facturation (en cochant la case « Traiter la réception ») ne fonctionne pas correctement dans Alma. Il est préférable d’utiliser la procédure simple, en réceptionnant d’abord les documents et ensuite en procédant à la facturation. Cette question sera reprise lors de la refonte de la documentation des Acquisitions.

Certains fournisseurs étrangers ont un numéro de TVA suisse.

Il figure sur la facture et commence par "CHE", par exemple, le fournisseur "Springer Nature Customer Service Center GmbH (Heidelberg)"

• VAT ID DE209719094
• Suppliers Swiss VAT number : CHE-189.755.454 MWST

 Dans ces cas, la TVA est traitée comme pour les fournisseurs suisses.

Les consignes figurant dans la procédure de facturation des monographies indiquent ceci : "Pour les ressources acquises sous format physique (livres, suites, périodiques sous format papier, DVD), il ne faut pas remplir les champs liés à la TVA dans Alma."

 Or, il arrive que certains fournisseurs ajoutent des frais de TVA sur la facture.

 La Comptabilité paie les factures en fonction du total affiché. Le montant total saisi dans Alma doit correspondre à celui affiché sur la facture. S’il y a un montant TVA sur la facture, cette information supplémentaire doit être prise en compte lors de la saisie de la facture dans Alma. Elle doit être ajoutée uniquement à la rubrique "Montant général" (Détails de la facture > Charges supplémentaires) et non dans la section " TVA".

Toutes les questions relatives au paiement des factures de la BUNIGE dans SAP peuvent être adressées directement à notre personne de contact à la Comptabilité de l’UNIGE (avec Maminata Lingani Jousson en copie pour le suivi des questions en cours) :

M. Eugénio Da Silva
Commis administratif
Division comptabilité et gestion financière
Bureau 209
Université de Genève
24 rue Général-Dufour
Tél: 022 379 75 85
Email : Eugenio.DaSilvaFernandes(at)unige.ch

URL : http://www.unige.ch/difin/

Lors d’une facturation partielle de monographies imprimées en achat ponctuel, (tous les volumes de la commande n’ont pas encore été reçus), à l’étape d’ajout d’une lignes de facture, une fois la ligne de commande sélectionnée, le champ "Complètement facturé" est positionné par défaut sur "Oui". Il faut sélectionner "Non" afin de mettre manuellement le statut de facture de la ligne de commande sur "Partiellement facturé".

DHL envoie régulièrement aux bibliothèques des factures de "TVA / Frais de dédouanement" concernant la livraison de documents par EBSCO, alors que la TVA est déjà prise en compte dans Alma lors du traitement des factures de ce fournisseur.

EBSCO a confirmé que DHL ne devrait pas demander à la BUNIGE le paiement des taxes supplémentaires de TVA dans la mesure où EBSCO s’en acquitte déjà auprès de DHL.

Nous ne devrions plus recevoir de telles factures de DHL.

Le cas échéant, il faut transmettre ces factures à Maminata Lingani Jousson pour qu'elle les relaie à EBSCO pour leur remboursement. Après un accord de principe pour chaque remboursement, la BUNIGE paie la facture DHL.

EBSCO ne peut pas nous rembourser car il ne peut pas payer en francs Suisse (CHF).

EBSCO établit ensuite une note de crédit de cette somme en CHF, à déduire de notre prochain paiement

 Notes : On ne peut pas faire de remboursement directement sur le compte BUNIGE de prépaiement auprès d’EBSCO afin d’éviter des écritures bancaires.

Il ne faut pas commander d’ouvrages (commande « normale » ou par carte de crédit) à partir de notices masquées dont la localisation est  « RS_BORROW Borrowing ».

 Les notices masquées existantes dans Alma dont la localisation est  « RS_BORROW Borrowing » ont été créées dans le cadre du PEB. Elles concernent des documents empruntés par la BUNIGE pour nos usager e s :

 !!! Attention !!! Il ne faut jamais créer des demandes d’achat ni des commandes de nouveaux documents à partir de ces notices.

 Si la recherche classique en utilisant les critères « Tous les titres » « Mots-clés » (par ISBN, mots du titre, auteur, etc.) ne permet pas de trouver la référence souhaitée, il faut créer une nouvelle notice bibliographique.

 Ces notices masquées n'existent pas dans la NZ ou la CZ (la recherche par exemple par l’Identifiant MMS: 991012060070105502, n’aboutit à rien). Elles disparaissent dès que le document est rendu aux bibliothèques partenaires.

Il arrive que certains fournisseurs demandent le détail des avis des paiements effectués par la BUNIGE (à quelles factures correspondent les paiements reçus) car le montant global qui leur parvient est très peu pratique pour leurs vérifications.

 En fait, dès que la Comptabilité paie plus de 2 factures au même un fournisseur dans la même semaine, s’il a une adresse e-mail valide dans SAP, il reçoit systématiquement un « Avis de paiement » groupé en pièce jointe avec le détail du montant total payé.

Si le fournisseur n’a pas d’adresse e-mail dans SAP, l’avis groupé est enregistré dans un répertoire disponible pour les comptables, qui peuvent ensuite l’envoyer, sur demande du fournisseur, par e-mail ou par courrier postal (il n’y a plus d’envoi systématique par courrier postal).

Si l’adresse e-mail du fournisseur dans SAP est erronée, la Comptabilité n’a pas de moyen de contrôle car il n’y a pas de rejet. L’avis groupé prend le statut « envoyé » et n’est plus disponible dans le répertoire auquel les comptables ont accès.

 Un fournisseur qui fait de telles demandes n’a pas une adresse e-mail valide dans SAP . Il faut par conséquent la lui demander et la transmettre à Mme Sylvie Torbidone (Sylvie.Torbidone(at)unige.ch) pour une mise à jour et l’envoi de l’avis souhaité au fournisseur.