Etape 1  : Aller sous le menu Acquisitions > Demandes d’achat > Gérer les demandes d’achat

 Etape 2 : Filtrer sur la facette Demandeur : cliquer sur votre nom

 ⚠ les demandes rejetées seront périodiquement supprimées

Si vous sélectionnez le regroupement manuel lors de la création de la ligne de commande, Alma s’attend à ce que vous regroupiez manuellement une ou plusieurs lignes de commandes avant de passer commande.

 Etape 1  : Préparer ses lignes de commande et sélectionner l’option Regroupement manuel puis Enregistrer et continuer

Etape 2 : Aller sous le menu Acquisitions > Commande > Regrouper

Sélectionner les notices à regrouper puis cliquer sur Créer une nouvelle commande

 ⚠ il faut que le compte fournisseur, le mode d’achat soient les mêmes

Les montants ont été migrés de Virtua, mais de nombreux tests ont été effectués ce qui a eu pour effet de modifier, parfois de manière conséquente, les données.

Non, ce n’est pas nécessaire. Il faut se loguer dans le département acquisition lorsque l'on s’apprête à faire des commandes et en particulier des réceptions.

Si la notice ne se trouve pas dans Alma, il faut l’importer depuis un catalogue externe (Library of Congress par exemple). Si la notice ne se trouve pas dans un catalogue externe, il faut la cataloguer.

Les spécialistes de discipline sont habilités à déposer une demande d’achat

Le CODIS va gérer la création et la mise à jours des fournisseurs dans Alma. Un formulaire est disponible en ligne en cas de besoin : bibliotool.unige.ch/help.

Il est possible de faire marche arrière et de marquer un item réceptionné par erreur comme étant toujours en attente de réception. Cette fonctionnalité n’est cependant possible que si les conditions suivantes sont remplies :

• l’item doit avoir été réceptionné, en cochant l’option « Garder dans le département »
• l’item doit toujours se trouver dans le Département Catalogage indexation.
• il ne peut pas y avoir d’utilisateur intéressé ni de réservation sur l’item
• il doit s’agir d’une ligne de commande de type « Achat ponctuel». Les fascicules de périodique, associés à un ligne de commande de type Abonnement ne peuvent donc pas être « déréceptionnés »

Procédure :
Etape 1 : Au préalable, il convient de vérifier qu’on est bien localisé dans un département Acquisitions

Etape 2 : Aller sous le menu Acquisitions > Réception et facturation > Réceptionner

Etape 3 : Identifier l’item à déréceptionner dans la liste des réceptions et cliquer sur « Gérer les exemplaires ».

Etape 4 : Cliquer sur l’action “Annuler la réception”

Une fois la confirmation validée, le statut de l’item repassera de « Réceptionné » à « Non réceptionné » et la date de réception sera supprimée.

C’est possible, cela dépend du statut de la facture et des droits dont dispose l’acquéreur :

• Si la facture a pour statut : En révision, la facture est modifiable avec un profil slsp-acq-invoice ou slsp-acq-invoice-plus ; elle peut être supprimée avec un profil slsp-acq-invoice-plus.
• Si la facture a pour statut : En attente d’approbation ou Prêt à être payé, il est possible de renvoyer en révision ou de supprimer la facture avec un profil slsp-acq-invoice.
• Si la facture a pour statut : Clôturé, il n’est plus possible de modifier la facture.