Une fois votre place d'échange confirmée, vous devrez commencer à organiser votre séjour. L'université d'accueil sera alors votre principal point de contact pour vos différentes démarches.

 Vous devrez notamment penser à:

• votre déplacement: quel moyen de déplacement? quand arriver?
• votre budget: voir page bourses
• votre logement: les universités partenaires disposent dans la plupart des cas d'un bureau du logement pour vous assister dans vos recherches (se renseigner sur le site internet de l'université d'accueil). Davantage d'informations sont par ailleurs fournies lors de la confirmation d'inscription transmise par l'université.
• votre visa/permis de séjour
• vos assurances:  tout-e étudiant-e partant doit posséder une assurance rapatriement. Les assurances responsabilité civile et accidents sont conseillées. Pour les séjours en Europe, l'étudiant-e doit être en possession d'une carte européenne d'assurance-maladie, délivrée par sa caisse maladie.
• vos bagages pour un séjour de longue durée
• vos compétences linguistiques: faut-il les améliorer avant de partir?

Afin de vous orienter dans ces démarches:

• consultez la documentation disponible au Service de la mobilité académique :
• Rapports d'étudiants des années précédentes
• Documentation des universités partenaires
• consultez les sites web de votre ville et de votre institution d'accueil
• contactez votre institution d'accueil pour toute question relative à l'administration locale
• vérifiez les critères d'éligibilité pour des bourses supplémentaires
• pour la langue: formez un tandem
• en cas de séjour dans une région à risque, consultez la page de la politique UNIGE en matière de zones à risques

 

Validation finale du plan d'études

Le plan d'études rédigé lors de votre dépôt de demande d'une place d'échange se base généralement sur les cours de l'année précédente et est donc provisoire.

Une fois sur place, vous pourrez

1. vous baser sur le programme des cours de votre université d'accueil pour préparer un plan d’études définitif ;
2. Soumettre ce document à votre responsable académique pour vérifier que votre plan est réalisable et le faire valider ;
3. Remettre le document validé au Service de la mobilité académique

Attention, votre plan d’études définitif pourra subir encore quelques modifications en fonctions des cours disponibles aux étudiant-es d’échange.

 

Annonce de son arrivée

En règle générale, des séances d'accueil sont organisées avant le début du semestre. Participez-y!

Il est également recommandé de passer au Service des relations internationales de votre université pour savoir si votre inscription est bien en ordre. Vous pouvez également vous annoncer auprès du responsable mobilité de votre faculté/département d'accueil.

Pour les étudiant-es SEMP, c'est l'occasion de faire signer votre "Certificate of attendance" et votre "Plan d'études/Learning agreement" (attention ce document change chaque année).

 

Modification de la durée du séjour

Dans certains cas dûment motivés, vous pouvez être amené-e à allonger ou raccourcir la durée de votre séjour.

> Prolongation de votre durée de séjour

Si vous souhaitez prolonger votre séjour au sein de votre université d'accueil, il vous faut contacter le service des relations internationales de l'université d'accueil afin de savoir s'ils sont prêts à vous accueillir un semestre supplémentaire.

Dans l'affirmative, vous devrez faire une demande auprès du Service de la mobilité académique de l'Université de Genève et contacter votre responsable académique pour préparer un plan d'études sur l'année entière.

Votre plan d'études devra ensuite être validé par vos responsables académiques à Genève et dans votre institution d'accueil.

La bourse SEMP correspondant à la durée de prolongation du séjour vous sera versée contre remise du Learning agreement/contrat d'études. Si vous avez droit à une bourse de mobilité suisse, vous la recevrez pour le deuxième semestre.

 

> Réduction de votre durée de séjour

Si vous devez réduire votre séjour au sein de votre université d'accueil, il est primordial d'informer le Service de la mobilité académique de l'Université de Genève et le service des relations internationales de votre université d'accueil.

Pour les étudiants SEMP:  vous devrez faire signer votre attestation de séjour auprès du service des relations internationales de l'université d'accueil, ce document comptabilisera la durée de votre séjour et de fait clarifiera le montant de la bourse que vous devrez rembourser.

  

> Annulation du séjour :

Si vous devez annuler votre séjour, vous devrez en informer immédiatement le-la conseiller-ère académique de votre Faculté/Centre, la personne responsable de votre dossier ainsi que Daniela Sauge du Service de la mobilité académique de l’Université de Genève. Merci de noter que quel que soit le moment où vous annulez votre séjour, la place d'échange est perdue pour cette année-là.

 

Volet académique, reconnaissance des crédits par votre faculté

A votre retour, vous devez vous assurer que vos résultats acquis pendant le séjour de mobilité sont transmis dans le délai imparti à votre faculté à l'UNIGE.

Vous avez normalement vérifié auprès de votre université d'accueil en début de séjour selon quelles modalités les résultats sont transmis. Trois cas de figure sont possibles :

• Envoi directement à votre faculté
• Envoi à votre attention ou mise à disposition sur le portail étudiant de l’institution d’accueil.
• Envoi à notre service. Dans ce cas, les résultats seront transmis par email à votre faculté et vous-même.

 

Documents pour le Service de la mobilité académique

Si vous êtes au bénéfice d’une bourse SEMP, n’oubliez pas d’effectuer les démarches indiquées dans le mail que vous avez reçu :

• Complétez le questionnaire en ligne
• Téléchargez les documents demandés :
  • Certificate of attendance/certificat de séjour
  • Preuve aller-retour de voyage éco-responsable le cas échéant
  • Rapport de mobilité

 

Partage d'expérience avec les futurs OUT

N'hésitez pas à partager votre expérience par le biais d e:

• Rapport de séjour, photos, éventuelle vidéo à nous envoyer par mail selon consignes reçues
• Témoignages dans le cadre des séances speed exchange début octobre lors de la Semaine Internationale
• Réponse aux sollicitations des futurs OUT qui transitent par notre service.