Politique en matière de séjour à l’étranger

1. Politique en matière de séjour à l’étranger

L'Université de Genève jouit d'un rayonnement international privilégié. Elle est ouverte au monde tant dans ses enseignements que dans ses recherches et encourage :

• ses membres du personnel à acquérir des expériences internationales, les amenant à se déplacer à l’étranger.

• la mobilité universitaire de ses étudiant-es durant leur cursus académique. Dans le cadre de cette mobilité, la sécurité de ses étudiant-es est une priorité, particulièrement lors du choix du pays de destination.

Suite à l'évolution des risques sécuritaires dans certaines zones du monde où des membres de la communauté de l'Université sont parfois amenés à effectuer des déplacements professionnels ou des séjours d'études, le Rectorat a défini une politique en matière de voyages à risques. L'objectif des principes exposés est de faire en sorte que les collaborateurs-trices et étudiant-es (ci-après : la personne qui voyage) prennent conscience des risques encourus et soient, le cas échéant, en mesure de prendre les décisions appropriées concernant leur séjour à l'étranger, plus particulièrement dans des zones dites à risques, en étant les mieux informé-es possible.

A titre préalable, il est rappelé que l'Université de Genève ne contraint, ni n'oblige aucun de ses membres à se rendre dans des zones à risques sécuritaires ou sanitaires accrus, la décision revenant à la personne qui voyage concernée, qui est libre de renoncer à son séjour ou, le cas échéant, de le reporter.

2. Champ d'application

Les principes présentés ci-dessous sont applicables aux collaborateurs-trices et aux étudiant-es de formation de base, approfondie ou continue de l'Université de Genève envisageant d'effectuer un séjour à l'étranger dans le cadre de leurs activités professionnelles ou de leur cursus académique, en particulier lors d'un stage ou d'un échange à l'étranger.

Les voyages personnels, non-professionnels ou effectués hors cursus académique ne sont pas concernés par cette politique.

3. Devoirs à respecter avant tout séjour à l'étranger

 A titre préalable, il est demandé à la personne qui voyage d'entreprendre les démarches pour son séjour à l'étranger le plus tôt possible.

a. Se renseigner
Avant tout départ à l'étranger, la personne qui voyage a l'obligation de s'informer du caractère sensible que présente son séjour et, en particulier, de la situation sur place en se référant notamment aux sites Web suivants :

• site Web du Département des affaires étrangères suisse (DFAE);
• site Web du Ministère des Affaires étrangères français (MAE), qui donne des informations précises sur la situation de différents pays, notamment en publiant des cartes géographiques mises à jour régulièrement ;
• sites de référence du pays d’origine de la personne qui voyage.

Pour les risques sanitaires, la personne qui voyage doit prendre connaissance et suivre les prescriptions des autorités sanitaires cantonales et fédérales ainsi que celles du pays de destination en consultant notamment les sites Web suivants :

• Hôpitaux Universitaires de Genève;
• Comité d'experts en médecine des voyages;
• Organisation mondiale de la Santé (en anglais uniquement), en particulier le relevé hebdomadaire des épidémies dans le monde.

D’autres sites Web peuvent également être intéressants tels que le site ilga listant les lois sur l’orientation sexuelle.

La personne qui voyage doit fonder son appréciation du caractère sensible d’un séjour à l’étranger en analysant la situation du pays de destination, et en particulier de la zone concernée, notamment par le biais de ces différentes sources.

b. Informer son/sa responsable hiérarchique ou son/sa répondant-e à l'UNIGE

Le-la collaborateur-trice informe son-sa responsable hiérarchique et l'étudiant-e informe son-sa répondant-e à l'Université de Genève (ci-après : le/la responsable) du séjour à l'étranger envisagé et des risques encourus dans le pays de destination selon les informations récoltées et discute avec lui-elle de l'opportunité de son séjour.

Pour l'étudiant-e, en cas de stage ou d'activités effectué-e-s dans le cadre de son cursus académique, son-sa répondant-e sera le/la collaborateur/trice de l'Université de Genève encadrant son stage ou coordonnant le séjour. En cas de séjour de mobilité, son-sa répondant-e sera le-la conseiller-ère académique qui validera l’aspect indispensable de la mobilité ainsi que le-la directeur-trice du Service de la mobilité académique.

c. Evaluation du niveau de risque

Le niveau de risque devra être évalué et discuté avec le-la responsable en se fondant sur les sources susmentionnées. L’Université de Genève se fonde sur les cartes géographiques, régulièrement mises à jour, disponibles sur le site du Ministère des Affaires étrangères français (MAE) pour définir les zones de risques, à savoir :
    •    Zone verte = vigilance normale;
    •    Zone jaune = vigilance renforcée;
    •    Zone orange = zone déconseillée sauf raison impérative;
    •    Zone rouge = zone formellement déconseillée.

d. Procédure à suivre selon la zone à risque

Sur la base des zones à risque identifiées par le MAE, le Rectorat instaure la procédure suivante :

Le Rectorat se réserve le droit de déroger à la procédure susmentionnée et d’interdire ou refuser un séjour à l’étranger d’un membre de la communauté universitaire pour un motif fondé et ce, quelle que soit la classification de la zone.

e. Cas de dérogation

Si la personne qui voyage parvient à démontrer que son séjour est essentiel à la poursuite de ses activités professionnelles, respectivement de son cursus académique, qu’il ne peut pas être reporté, et que son-sa responsable approuve le séjour, ils saisissent le groupe Sécurité-Missions à l'Etranger (SME) en lui transmettant le formulaire disponible ci-dessous. Ce dernier évalue la demande et transmet son préavis au Rectorat pour décision finale.

Les membres du groupe SME sont désignés par le Rectorat. Un-e représentant-e de la direction du Service santé au travail, environnement, prévention et sécurité (STEPS), un-e représentant-e du Service de la mobilité académique (SMAC) et un-e expert-e académique au minimum y siègent.

La demande de la personne qui voyage doit démontrer :

• que le séjour est essentiel à la poursuite de ses activités professionnelles, respectivement de son cursus académique ;
• qu'il-elle a obtenu l'approbation de son/sa responsable;
• qu'il n'y a pas d'alternative possible à son séjour et/ou qu'un report de celui-ci n'est pas envisageable;
• qu'il-elle a pris la pleine mesure des risques liés à son séjour et en assume les responsabilités ;
• qu'il-elle a pris toutes les mesures de prévention appropriées pour limiter les risques, notamment en fournissant, le cas échéant, le nom d'une personne de contact sur place;
• qu’il-elle a souscrit une assurance rapatriement en fournissant une attestation.

En cas de déplacement de plusieurs personnes de la communauté universitaire lors du même séjour à l’étranger, les consignes s’appliquent à chaque membre du groupe et doivent être respectées par chacun-e.

Le groupe SME et/ou le Rectorat peut demander à la personne qui voyage toutes informations et documents supplémentaires nécessaires à évaluer le cas d'espèce.

A la lumière des informations communiquées par la personne qui voyage, le Rectorat peut accorder une dérogation moyennant, le cas échéant, la signature d'une décharge de responsabilité par la personne qui voyage (obligatoire pour les étudiant-es) ou refuser la dérogation. La dérogation peut en outre être soumise à des conditions supplémentaires.

Pour les étudiant-es, l'activité exercée lors du séjour ne sera pas validée par l'Université de Genève si le séjour est maintenu malgré un refus de dérogation, si les conditions prévues par la dérogation ne sont pas respectées ou si l’étudiant-e refuse de signer la décharge de responsabilité.

f. Mesures à prendre avant tout séjour à l'étranger

La personne qui voyage s'engage à préparer son séjour de manière adéquate, notamment en collaborant activement avec son-sa responsable afin de lui fournir dans les délais les informations et documents requis, en participant, le cas échéant, aux séances d'information relatives à son séjour, en suivant les consignes de sécurité et les différentes recommandations qui lui sont fournies et en récoltant les informations nécessaires à la réussite de son séjour.

Il est de sa responsabilité de s’assurer avant son départ :

• d’avoir des documents de voyage en règle;
• d’être en règle avec les assurances requises pour le séjour;
• de vérifier être, le cas échéant, en règle avec les vaccins requis pour le séjour.

4. Consignes lors du séjour

Les applications de voyages développées par les autorités officielles (p.ex : Travel Admin) sont conseillées et fortement recommandées lors de séjours en zone orange et rouge.

Pour les voyages en zone orange et rouge, il est impératif de s’annoncer auprès de l’autorité suisse locale (ambassade et/ou consulat).  

Lors de son séjour, la personne qui voyage s'engage à se référer régulièrement et pendant toute la durée de son séjour aux sources d'informations susmentionnées. En cas de changement de classification du pays dans lequel la personne séjourne, elle s'engage à en informer son-sa responsable et la procédure relative à la nouvelle zone sera applicable.

En cas de modification de son itinéraire en cours de séjour, la personne qui voyage s'engage à en informer son/sa responsable. Si cette modification implique un séjour en zone orange ou rouge, la procédure relative à la nouvelle zone sera applicable.

En cas d'accident ou de situations d'urgence en cours de séjour, la personne qui voyage en informe son-sa responsable ainsi que, le cas échéant, l’université d’accueil dans les meilleurs délais. Elle s’adresse si nécessaire aux services consulaires les plus proches.

Toute autre modification des circonstances qui aurait une influence sur le séjour à l’étranger doit être communiquée à son/sa responsable.

La personne qui voyage doit en outre communiquer au groupe SME (via l’email zones-a-risque(at)unige.ch) toute mise à jour des informations mentionnées dans le formulaire de renseignements. 

Télécharger le formulaire de renseignements pour collaborateurs

Télécharger le formulaire de renseignements pour étudiants