Pour la session de mai-juin, sera-t-il possible de passer des examens en présentiel, alors qu’ils auront été annoncés comme se faisant à distance ?

• Non.

Les examens d’août-septembre 2020 se dérouleront-ils en présentiel ?

• C’est impossible à dire à ce stade, mais cela ne peut pas être garanti. Un retour complet à la normale semble difficilement concevable
• Une décision à ce sujet devra être prise et communiquée fin juin/début juillet selon la situation sanitaire et après un bilan des examens de mai-juin

 

Comment doit-on identifier les étudiants pour le passage d’un oral en vidéoconférence ?

• Normalement, l’identification se fait avec la carte d’étudiant
• Si celle-ci n’est pas disponible ou pas à jour, une autre pièce d’identité peut être montrée
• En cas de mauvaise bande passante, l’activation de la vidéo au début et à la fin d’un oral peut être suffisante en termes d’identification. Un étudiant qui doit couper la vidéo en cours d’examen pour des raisons de bande passante ne devrait pas être pénalisé

Quelle forme prendra la déclaration sur l’honneur de la part des étudiants concernant les fraudes ?

• Pour les étudiants qui ne passeraient aucun examen sur Moodle (voir plus bas), une variante plus légère est en réflexion. Il en va de même pour les contrôles continus hors session
• Comme les éléments à inclure dans cette déclaration sur l’honneur ne sont pas nouveaux et s’appliquent également aux examens en présentiel, cet engagement n’est pas une nécessité absolue juridiquement

L’utilisation du système de vidéoconférence Zoom, en particulier pour les examens, pose-t-elle des problèmes de sécurité et de confidentialité ?

• Des tutoriels spécifiques sur la sécurisation des réunions Zoom sont mis à disposition sur cette page, à mesure qu’ils sont produits
• En l’état, si un étudiant refuse d’utiliser Zoom en vidéoconférence pour un examen oral, l’alternative est de ne pas se présenter à la session de mai-juin 2020
• L’utilisation de la fonction d’enregistrement de Zoom n’est pas recommandée en situation d’examens

Comment peut-on envisager un examen oral où l’étudiant doit écrire ou dessiner à la main ?

• Il est souvent plus pertinent d’adapter la forme de l’examen plutôt que de vouloir répliquer à distance les conditions du présentiel
• Des fichiers peuvent être transmis pendant un oral par partage d’écran ou avec la fonction d’envoi de fichiers de l’onglet « Conversation » de Zoom
• Les enseignants devraient accepter divers modes de transmission, comme montrer une feuille de papier en vidéoconférence ou envoyer une photo d’un document faite avec un smartphone.

Le système de vidéoconférence Zoom, en particulier pour les examens, permet-il la mise en place de salles virtuelles et de salles d’attente ?

• Zoom permet de mettre en place des salles virtuelles pour la préparation d’examens oraux, des salles d’attente, etc. ; cet ensemble de fonctionnalités permet de faire passer des oraux à distance dans des bonnes conditions.
• Des tutoriels spécifiques sur ces fonctionnalités et sur la sécurisation des réunions Zoom sont mis à disposition sur cette page à mesure qu’ils sont produits.

Qu’en est-il de l’usage de la webcam sur Zoom pendant les examens ?

• L’usage de la webcam exige une très grande transparence : les étudiants doivent être prévenus avant et ils doivent savoir pourquoi c’est nécessaire.
• L’éventualité d’étudiants qui ne pourraient ou ne voudraient pas utiliser Zoom avec une caméra pour des examens oraux doit être envisagée. En l’état, si un étudiant refuse d’utiliser Zoom en vidéoconférence pour un examen oral, l’alternative est de ne pas se présenter à la session de mai-juin 2020.

L’enregistrement d’examens oraux à distance, notamment par Zoom, est-il possible ?

• L’utilisation de la fonction d’enregistrement de Zoom exige également une très grande transparence et ne doit être envisagée que quand elle est nécessaire. En situation d’examens, elle doit être réservée aux cas isolés où un enregistrement était déjà utilisé dans les examens correspondants en présentiel.
• Les éventuels enregistrements faits dans de tels cas exceptionnels doivent être stockés en local sur l’ordinateur de l’enseignant ; à noter que cette fonction est très exigeante en termes d’espace de stockage. Il faut expliquer clairement aux étudiants où sont stockées les données, qui pourra les voir et quand elles seront détruites

 

Quelle forme prendra la déclaration sur l’honneur de la part des étudiants concernant les fraudes ?

• Un engagement sur l’honneur avant les examens est en préparation pour l’ensemble de l’Université
• Ce texte sera intégré dans Moodle Examens et devra être accepté une fois par chaque étudiant au début de la session d’examens. Cet engagement pourra être retracé a posteriori en cas de litige
• Comme les éléments à inclure dans cette déclaration sur l’honneur ne sont pas nouveaux et s’appliquent également aux examens en présentiel, cet engagement n’est pas une nécessité absolue juridiquement

Une solution technique permettra-t-elle d’identifier les étudiants et de les surveiller pendant un examen à distance ?

• L’utilisation de Zoom (en parallèle ou non à Moodle) pour superviser des examens écrits est par principe possible. Elle permet une certaine surveillance, mais aussi des interactions avec les étudiants (questions/réponses p.ex.)

Qui sera en charge de mettre en place les examens sur Moodle et de les lancer, puis d’assurer un support en cas de problème ?

• Les examens seront mis en place par leurs enseignants et assistants respectifs
• Un ou plusieurs correspondants informatiques et/ou référents techniques seront nommés comme contact en cas de problème

Des tutoriels pour la mise sur pied des différents types d'examens sur Moodle seront-ils fournis ?

• Des tutoriels sont en préparation et sont mis à disposition sur ce site à mesure qu’ils sont disponibles

Des évaluations peuvent-elles être faites sur « Moodle Prod » (plateforme Moodle habituelle utilisée pendant le semestre pour l’enseignement) ?

• Contrôles continus hors session : oui
  • Entre 600 et 700 étudiants pourraient passer un test en simultané sur Moodle Prod. Si des grands tests nécessitant une connexion continue devaient être prévus, il reviendrait à la faculté/centre d’en informer Omar Benkacem (omar.benkacem(at)unige.ch) pour éviter toute surcharge.
• Examens en session : non, à éviter impérativement. Les plateformes spécifiques Moodle Examens, en cours de mise en place, permettront plus de connexions et une meilleure sécurité
  • Les instances facultaires de Moodle Examens seront en place dès le 15 mai.

Des évaluations préparées en cours de semestre sur Moodle Prod pourront-elles être utilisées sur Moodle Examens ?

• Oui ; ces plateformes sont identiques sur la forme. Des éléments préparés sur Moodle Prod peuvent être transférées sur Moodle Examens. Les enseignants sont encouragés à préparer leurs évaluations avant la mise à disposition de Moodle Examens.
• Il faut éviter de préparer une évaluation dans l’espace dédié à un cours sur Moodle Prod, comme celui-ci pourrait facilement être transmis par erreur aux étudiants. Il est nécessaire de créer un « test » fictif séparément

Combien de connexions par faculté/centre sont-elles possibles sur Moodle Examens ?

• Chaque instance de Moodle Examens permet jusqu’à 1000 connexions simultanées
• Pour des travaux à faire en mode « Devoir » sur d’autres supports (tous formats numériques), l’étudiant peut se connecter au début de l’examen pour obtenir les questions et rendre le travail après un temps déterminé. Une connexion sans activité ne surcharge pas le serveur.
• Pour des très petits effectifs, un rendu par email peut également être envisagé

Y a-t-il une limite pour la longueur des réponses dans un examen de type QROC sur Moodle ?

• Techniquement, l’enseignant peut seulement afficher le nombre de lignes qui s’afficheront en permanence dans le champ « réponse », mais il ne peut pas empêcher l’étudiant d’écrire des réponses plus longues, que l’enseignant pourra lire
• Il est recommandé de demander des réponses de 3 lignes maximum notamment pour éviter que l’étudiant ne perde des longues réponses suite à une erreur de manipulation
• Il n’est pas interdit de prévoir des réponses plus longues, mais les étudiants doivent être clairement informés de la longueur attendue et du risque en cas de réponse trop longue
• Une option peut être de rédiger ses réponses séparément dans un traitement de texte puis de les copier-coller dans Moodle

Comment peut-on permettre des interactions entre étudiants et enseignants pendant un écrit sur Moodle ?

• L’activité « Forum » de Moodle permet une interaction directe par écrit entre les étudiants et l’enseignant et peut être activée en parallèle d’un examen
• L’utilisation de Zoom (en parallèle ou non à Moodle) pour superviser des examens écrits permet une certaine surveillance, mais aussi des interactions avec les étudiants (questions/réponses p.ex.). Les étudiants doivent être informés de l’utilisation de la vidéo et de ses raisons.

Des examens dans des salles UNIGE peuvent-ils être prévus pour le cas spécifique d’étudiants qui ne disposeraient pas d’un espace approprié pour faire leurs examens ?

• La mise à disposition de postes de travail à utiliser avec son ordinateur personnel pour un nombre restreint d’étudiants a été annoncée par Unilist le 28.4. Il ne s’agit pas d’examens en présentiel, mais bien d’examens à distance pouvant être passés dans les locaux de l’UNIGE. Une surveillance sera prévue notamment pour le respect des distances, mais pas au niveau académique
• Cette possibilité est mise en place par la Cellule de crise pour tenir compte des cas où un étudiant aurait un problème insoluble par exemple au niveau de sa bande passante ou aucune possibilité d’avoir un espace calme pour effectuer un examen à distance. Cette option sera accordée individuellement, selon des critères précis en cours de définition
• Cette option ne résoudra pas le problème d’étudiants qui n’ont pas de webcam et/ou pas d’ordinateur suffisamment fonctionnel, comme il faudra utiliser son propre ordinateur

Les étudiants qui le souhaiteraient auront-ils la possibilité de consulter leurs copies d’examens ?

• Les copies d’examens effectués sur Moodle pourront être consultées. Les délais de mise à disposition et de conservation des copies seront ajustés aux directives en la matière
• Cela sera géré sans intervention spécifique des enseignants
• Les examens seront conservés en format numérique seulement ; une éventuelle impression serait du ressort des facultés/centres
• Pour discuter d’un examen avec un étudiant, l’enseignant pourra afficher la copie en question sur Moodle et la partager avec l’étudiant par Zoom (partage d’écran) par exemple. Un tutoriel à ce sujet sera prévu le moment venu.

Comment préparer au mieux les examens pour éviter des problèmes techniques ?

• Des examens « blancs » doivent être menés dans chaque structure pour s’assurer que les infrastructures techniques fonctionnent et soient bien assimilées par les étudiants et les enseignants. Nous recommandons la mise en place de tests « grandeur nature » sur chaque instance de Moodle Examens
• Des tests techniques et/ou examens blancs sont recommandés également pour les oraux par Zoom
• Un « helpdesk » informatique sera mise en place au niveau de la Faculté

Que faire si des étudiants rencontrent des difficultés techniques avant ou pendant un examen ?

• Des solutions de soutien pour les étudiants en difficulté sont en place, notamment au niveau financier. Cela permet de prévenir des problèmes techniques et matériels
• Cette aide financière d’urgence peut notamment couvrir des besoins informatiques, voire en matière de logement pour améliorer les conditions de préparation et de passage d’examens
• Les microcoupures de réseau ou problèmes similaires sont couverts par les sauvegardes automatiques de Moodle chaque minute
• Certaines difficultés techniques (mauvaise connexion internet dans certains endroits par exemple) peuvent être difficiles à résoudre, indépendamment des moyens financiers. De tels cas doivent être si possible identifiés à l’avance (voir ci-dessus, tests et examens blancs) et traités au cas-par-cas

 

Un examen non terminé sur Moodle doit-il être noté ?

• Il n’est pas toujours possible de distinguer entre un examen interrompu involontairement suite à un problème technique et un examen interrompu volontairement. Tout examen commencé doit donc être noté
• Si un étudiant n’est pas satisfait de sa note, il peut être excusé, sans conséquences sur son cursus
• En cas d’opposition, la flexibilité sera de mise de la part de l’institution vu les circonstances exceptionnelles

La possibilité d’annulation de tentatives est-elle valable également pour les projets de recherche d’étudiants ?

• Cette possibilité est valable pour les projets de recherche
• Si un étudiant arrive à son délai d’études parce qu’il n’a pas pu effectuer un travail de recherche en raison de la situation sanitaire, il est du ressort de sa faculté de prolonger son délai d’études

En cas d’absence ou d’échec, la tentative est-elle comptabilisée et compensée par l’ajout d’une tentative, ou est-elle annulée ?

• La tentative est annulée et ne doit pas apparaître comme un échec dans le cursus de l’étudiant. L’étudiant est considéré comme excusé/pas présenté. Le délai d’études est prolongé

Toute note insuffisante peut-elle être annulée automatiquement ?

• Non, car dans certains cas, une note insuffisante peut être compensée par d’autres
• Seul un échec qui débouche sur la non-acquisition de crédits peut être annulé
• Cela s’applique à toutes les formes d’évaluations, y compris travaux écrits, mémoires etc.

La Directive du Rectorat prévoit que l'étudiant peut demander un congé avant le 30 avril. Est-il envisageable que les facultés disposent de la liberté de donner à leurs étudiants un délai supplémentaire pour demander un tel congé ?

• Non, car ce délai est explicitement indiqué dans la directive.
• Les facultés/centres doivent s’assurer qu’un étudiant qui demande un congé soit bien conscient des conséquences et notamment de l’impossibilité de se présenter à la session d’examens d’août-septembre.

Les spécificités de la session d’examens de mai-juin en termes d’échecs et d’excuses (art. 5 et 6 de la directive) pourraient-elle être étendues à août-septembre ?

• La possibilité d’un semestre de congé est donnée pour tenir compte des personnes qui ne pourraient présenter des examens à aucune des deux sessions
• La possibilité de se désinscrire de la session d’août-septembre 2020 sans être péjoré doit également être offerte aux étudiants qui rattrapent un examen échoué en janvier 2020. Même si le semestre où s’est déroulé le cours a bénéficié de conditions normales, les conditions particulières du semestre de printemps ont un impact sur la révision et les conditions de passage de l’examen

Des étudiants qui ont été excusés pour des examens en janvier-février 2020 et les repasseraient en mai-juin 2020 seraient-ils victimes d’une inégalité de traitement vu les spécificités des examens du SP20 ?

• Non, car la question de l'égalité de traitement ne s'analyse que dans un contexte strictement semblable. Du point de vue juridique, la situation de ces étudiants ne peut pas être comparée avec ceux qui auraient suivi le cours X à distance durant le SP20 et qui présentent l'évaluation en mai-juin 2020
• Ces étudiants auraient par ailleurs la possibilité de ne pas se présenter en mai-juin et de refaire des évaluations dans des conditions similaires à janvier-février 2020 lors de la session de janvier-février 2021, avec la contrepartie d'une prolongation de cursus

 

Pour les étudiants à besoins spécifiques, des aménagements de temps et autres (ordinateurs préparés spécifiquement, aide d’une personne tierce etc.) sont-ils envisageables pour des examens à distance ?

• Au moment de la configuration d’un test sur Moodle, des dérogations au temps de passage peuvent être mis en place pour des étudiants individuels ou des groupes d’étudiants. Ces adaptations seront à la charge de l’enseignant ; des tutoriels seront fournis
• Les autres besoins spécifiques (équipement informatique, aide de tiers, présentation particulière des examens, etc.) doivent être traités au cas par cas en coordination avec la Pôle Santé de la DIFE et le Pôle e-learning.
• Pour celles et ceux d’entre vous qui se trouveraient dans l’incapacité de passer des examens en ligne pour des raisons techniques ou du fait d’un environnement incompatible avec la tenue d’une session d’examen, le Rectorat prépare la mise à disposition de postes de travail utilisables avec des ordinateurs personnels dans les bâtiments d’Uni Dufour et d’Uni Mail.
  Merci de remplir le formulaire suivant 48h à l'avance, afin de préparer l'emplacement et avertir le service des examens en lettres.

  https://formulaire.unige.ch/outils/limesurveyfac/lettres/index.php/686542?lang=fr
  
  

Certains étudiants (p.ex. mobilité IN et programmes qui impliquent un départ à l’étranger en août 2020) pourraient souhaiter passer des examens de rattrapage à distance en août 2020. Peuvent-ils le faire ?

• Le principe d’égalité de traitement doit prévaloir et l’examen doit être passé dans les mêmes conditions pour chaque étudiant. Le plus cohérent serait de faire la session de juin et celle d’août à distance quelle que soit la situation sanitaire ; cela devra être annoncé à l’avance le cas échéant.

 

Pour l’admission en formation des enseignants (IUFE) en septembre 2020, un mémoire de MA doit avoir été acquis en mai-juin 2020 dans une autre faculté/centre. Une flexibilité est-elle possible pour permettre à des étudiants d’accéder à cette formation en septembre 2020 ?

• La directive actuelle n’intègre pas de flexibilité sur ce point
• S’il y a un réel risque de ne pas avoir assez d’étudiants dans la formation des enseignants en septembre 2020, l’IUFE doit saisir le Rectorat par écrit avec un exposé des motifs demandant une modification spécifique de la directive.

0. Vous rencontrez un problème relatif à une évaluation effectuée dans le cadre d'un enseignement (attestation; examen)?

→ 1. Vous devez contacter l'enseignant-e.

Trois possibilités se présentent alors:

1. L'entretien a été concluant et la situation est résolue.
2. Vous n'avez pas pu demander un entretien → démarche 2
3. L'entretien n'a pas été concluant → démarche 3

2. Vous adressez un mail circonstancié à Madame Sandra Rubal (sandra.rubal(at)unige.ch), en indiquant le problème et les raisons qui ont fait que vous n’avez pas pu demander ou obtenir un entretien avec l’enseignant-e.

Le cas échéant, Mme Rubal s'adresse à la vice-doyenne qui entreprendra une médiation.

3. Vous adressez un mail circonstancié à Madame Sandra Rubal (sandra.rubal(at)unige.ch), en indiquant le problème et les raisons pour lesquelles, selon vous, l'entretien avec l'enseignant-e n'a pas été concluant.

Le cas échéant, Mme Rubal s'adresse à la vice-doyenne qui organisera une séance de conciliation.

4. Si ces démarches échouent, et seulement dans ce cas, vous pouvez demander une dérogation au décanat ou faire opposition de l'évaluation.

En tout état de cause, tentez de contacter l'enseignant-e. C'est la solution la plus simple, et en règle générale, elle donne des résultats positifs.