Le code d'enseignement, généré au moment de la création de l'enseignement, est un code composé de 6 chiffres/lettres qui fonctionne de la manière suivante : 

Dans cet exemple, le 34J0321 est un cours de Lettres (3), niveau Master (4), donné dans la discipline principale d’histoire générale (J0). C’est le 321e enseignement à avoir été créé.

 

Le numéro d’enseignement plan, généré au moment de la création des plans d’études, est un code composé de 5 à 6 chiffres/lettres et fonctionne de la manière suivante :

Dans cet exemple, le 3J028 est un enseignement plan de la faculté des lettres (3) et donné dans le cadre du plan d’études d’histoire générale (J0). C’est le 28e enseignement plan à avoir été créé.

Les numéros d’enseignements plan des MA avec spécialisation sont eux composés de 6 chiffres et fonctionnent de la manière suivante :

 

Un code d’enseignement plan correspond à un volet d’enseignement dans un module.

Par exemple, si un module contient un volet CR et un volet SE, ce module aura deux codes d’enseignement plan.

Ceci est déterminé par le plan d’études :

Ici on peut lire sous « Enseignements » :

• Volet 1 : 2 x 2h/semestre de CR ou CS ;
• Volet 2 : 1 - 2h/Année de SE.

Par conséquent, pour ce même module BA1, il y aura deux codes d’enseignement plan qui correspondent aux volets 1 & 2 :

Sur le programme des cours en ligne, sous l’onglet « Plans d’études », le détail de chaque code d’enseignement plan est indiqué pour chaque module.

En cas de modification du plan d’études, la cellule programme des cours renseigne aux secrétariats les nouveaux codes d’enseignement plan sous forme d’une grille Excel :

En cas de doute, il est possible de demander à la cellule programme des cours.

Lorsque l’enseignement annoncé diffère trop grandement de celui existant précédemment, un nouvel enseignement est créé engendrant la génération d’un nouveau code d’enseignement. Cela peut être dû à plusieurs facteurs :

• Le plan d’études a changé et l’enseignement appartient à présent à un code d'enseignement plan qui n’existait pas auparavant ;
• Le type d’enseignement n’est plus le même (par exemple, si un enseignement était auparavant un CR et qu’il devient un SE) ;
• Le niveau de l’enseignement n’est plus le même (par exemple, si un enseignement était indiqué comme un enseignement de BA et qu’il devient un enseignement de MA).

Dans tous ces cas, le changement de code d’enseignement constitue une mesure importante qui se répercute sur l’inscription des étudiant-es aux cours et aux examens.

Le nouveau numéro d’enseignement est généré par ORACLE, la Cellule programme des cours l’indique dans l’avis d’enseignement, précédé de l’ancien numéro correspondant et ->. La Cellule programme des cours essaie également d’indiquer la raison du changement en commentaire, pour information.

Un échange au sens propre du terme n’est possible qu’entre deux enseignements actuellement existants. Si vous remplissez un avis pour un nouvel enseignement, vous pouvez en revanche mentionner dans le champ “remarques” le souhait de reprendre la salle et la plage horaire d’un cours existant.

Les échanges sont autorisés à condition de respecter certains critères :

• Les semestres sont identiques : L’échange doit concerner des périodes équivalentes (par exemple, un cours du semestre d’automne ne peut pas être échangé avec un cours du semestre de printemps à moins que l’échange de semestre soit validé au préalable par les deux responsables d’enseignements).
• La même durée : La durée des créneaux doit être identique pour garantir une compatibilité organisationnelle.
• La capacité des salles est identique : Les salles concernées doivent pouvoir accueillir le même nombre de participants sans dépasser les limites prévues.
• La localisation géographique est cohérente : Les lieux concernés par l’échange doivent rester pratiques et conformes pour les deux parties.

Lors du report d'un avis, vous devez fournir les informations suivantes :

1. Votre réservation actuelle :
   • Salle occupée lors de l’année en cours
   • Semestre concerné
   • Horaire occupé (2024-2025, reporté en 2025-2026)
   • Durée
     
2. La réservation avec laquelle vous souhaitez échanger :
   • Enseignant-e
   • Intitulé
   • Code du cours associé
   • Semestre concerné
   • Horaire occupé (2024-2025, reporté en 2025-2026)
   • Durée
   • Salle occupée lors de l’année en cours
   • Si possible, le numéro de fiche concernée actuel (2025-2026)
     
3. Notez dans le champ “remarques” l’accord des deux responsables d’enseignements concernés.

Si votre demande ne respecte pas les critères, vous pouvez :

• Modifier les paramètres de votre échange pour qu’ils correspondent aux exigences.
• Demander un nouvel horaire 

Les échanges sont validés par le service de gestion des salles. Cette étape garantit que l’organisation globale reste cohérente.

Ne sont pas considérés comme des « échanges » :

• les changement d’enseignants
• les changements dans les modules
• les échanges entre Bachelor et Master (et inversément)
• la création de nouveaux cours
• les changements d’intitulés de cours

Certains enseignements sont dispensés dans des salles qui ne rentrent pas dans le champ de réservation du Service de réservation des salles.

A titre non exhaustif, ceci concerne les salles suivantes :

• MS180 ;
• Bureaux des enseignant-es ;
• Médiathèque ;
• MEG ;
• Collection des moulages ;
• MAH Auditorium ;
• Phil 216 – Musicologie ;
• Enseignement en ligne.

Ces salles n’étant pas gérées par le Service de réservation des salles, elles ne sont pas concernées par la synchronisation automatique et nécessitent donc une saisie manuelle par la Cellule programme des cours. Il faut donc indiquer le nom de la salle et le détail des dates auxquelles ont lieu l’enseignement pour que cela soit saisi directement dans le programme des cours.

Non, les salles sont rendues lors des congés scientifiques

Le report des enseignements dans ORACLE ne peut se faire que de l’année précédente vers l’année en cours. Il est donc possible de copier un enseignement qui n’est pas donné, en prévision de son report l’année suivante.

Si un enseignement n’est pas donné mais copié, il est indiqué comme « Non-donné » à la place de l’intitulé. Les renseignements des horaires, enseignant-es, et description ne sont pas complétés.

Les cours indiqués comme « Non-donnés » n’apparaissent pas dans la brochure du programme des cours ; ils s’affichent en revanche sur le programme des cours en ligne. Il n’est pas possible de demander qu’ils ne s’affichent pas sur le programme des cours en ligne.

Par défaut, et en raison du manque de salles pour la Faculté des lettres, tous les enseignements sont fermés aux auditeurs-trices.

Il est possible de demander à la Cellule programme des cours d’indiquer l’enseignement comme ouvert aux auditeurs-trices, à travers les avis d'enseignement.

Sans le renseignement de cette information, il n’est pas possible pour les auditeurs-trices de s’inscrire à des enseignements.

L’information apparaît sur la vue détaillée de l’enseignement sur le programme des cours en ligne : 

« L’enseignant-e responsable » n’a rien à voir avec la responsabilité pédagogique de l’enseignement, mais permet dorénavant de désigner la personne propriétaire de l’enregistrement de l’enseignement sur Mediaserver.

Mediaserver est la plateforme multimédia de l’UNIGE. Elle permet l’enregistrement des cours, leur diffusion en live et le stockage des fichiers audio et vidéo. Dès septembre 2023, si la salle est équipée et sauf action de la part du propriétaire Mediaserver, les enseignements sont enregistrés et placés automatiquement sur Mediaserver.

Mediaserver se sert de l’information « enseignant-e responsable/propriétaire Mediaserver » pour attribuer à un-e enseignant-e la propriété de l’enregistrement des enseignements. Grâce au renseignement de cette information, chaque enseignant-e responsable/propriétaire mediaserver reçoit un message automatisé lui proposant de vérifier l'enregistrement pour chacun de ses enseignements ; vous pourrez alors désactiver l’enregistrement ou en modifier les paramètres par défaut.

Le Service réservation des salles et la Cellule programme des cours saisissent le champ « enseignant-e responsable/propriétaire Mediaserver ». En cas de problème ou de question technique liée à votre enregistrement, vous pouvez contacter l’adresse elearning@unige.ch.

Pour toute autre démarche concernant Mediaserver, veuillez vous reporter à la FAQ Mediaserver.

« L’enseignant-e responsable » n’a rien à voir avec la responsabilité pédagogique de l’enseignement, mais permet dorénavant de désigner la personne propriétaire de l’enregistrement de l’enseignement sur Mediaserver. Cette information est à renseigner en suivant le principe de 1 code = 1 responsable :

• Chaque enseignement (chaque code d’enseignement) doit obligatoirement avoir un-e enseignant-e responsable, ce champ ne peut être laissé vide ;
• Chaque enseignement (chaque code d’enseignement) ne doit renseigner qu’un-e seul-e enseignant-e responsable. Dans le cas d'un enseignement avec plusieurs enseignant-es, merci de vous accorder sur une seule personne qui sera désignée comme "enseignant-e responsable".

Le renseignement des enseignant-es responsable dans le logiciel ORACLE est synchronisé automatiquement dans le logiciel MOBILYS. Mediaserver se sert des enseignant-es renseignés dans MOBILYS pour cibler les demandes d’autorisation d’enregistrement des enseignements.

En accord avec le plan d’études de la discipline, certains enseignements peuvent être dispensés dans une langue autre que le français. Il est possible d’indiquer la langue de l’enseignement dans les commentaires à la Cellule programme des cours.

La langue d’enseignement apparaît alors sur le programme des cours en ligne de la manière suivante :

Lorsque la première saisie est terminée, des listes de contrôle au format PDF sont produites. S’ouvre alors un processus itératif de corrections/relectures.es. Ces listes de vérification sont générées par Oracle pour chaque discipline et envoyées par la Cellule programme des cours au secrétariat de chaque département.

Les listes de vérification sont à destination des secrétaires et du corps enseignant-e afin de contrôler que les informations saisies sont correctes.

La période de vérifications, au mois de mai, donne lieu à des demandes de corrections. Les corrections sont regroupées et envoyées au Service de réservation des salles et à la Cellule programme des cours par les secrétariats des départements. Les consignes pour les demandes de corrections sont les suivantes :

• Regrouper les demandes ;
• Être le plus précis possible dans les informations communiquées (code des enseignement, titre, horaire, etc.) ;
• Communiquer par courriel les demandes de modifications afin de garder une trace ;
• Eviter d’utiliser des supports tierces (ex : fichier Excel).

La brochure du programme des cours est publiée en deux temps : une brochure provisoire est publiée début juillet et une version définitive début septembre.

La brochure provisoire est envoyée à l’ensemble du corps enseignant-es début juillet, uniquement sous forme numérique. Cette version de la brochure permet d’avoir une vue d’ensemble du programme des cours proposé pour la Faculté et sert de vérification avant la publication du programme des cours en ligne pour le corps étudiant.

La brochure définitive est imprimée début septembre en version papier et distribuée aux différents services de la Faculté qui s’appuient dessus pour guider les étudiant-es (service des examens, conseillers académiques, etc.).

Ces deux versions de la brochure ne circulent donc qu’en interne et ne sont pas à destination des étudiant-es. Seul le programme des cours en ligne est consultable par les étudiant-es.

La brochure du programme des cours constitue également une archive de la faculté.

Les enseignements apparaissent normalement par ordre chronologique sur les listes de vérification, dans la brochure et sur le programme des cours en ligne : les enseignements du semestre d’automne et les enseignements annuels avant ceux du semestre de printemps, par ordre des jours de la semaine et horaire de début sur une journée.

Il n’est pas possible de changer cet ordre d’apparition.

Lorsqu’un enseignement est dispensé par plusieurs enseignant-es, ceux/celles-ci apparaissent normalement par ordre alphabétique sur les listes de vérification ou dans la brochure.

Sur le programme des cours en ligne, seul l’enseignant-e responsable apparaît comme sur la vision réduite de l’enseignement :

Les autres enseignant-es apparaissent sur la vision détaillée de l’enseignement par ordre alphabétique à la suite de l’enseignant-e responsable :

Il n’est pas possible de changer cet ordre d’apparition.

Lorsqu’un enseignement est dispensé à des horaires différents, ceux-ci apparaissent normalement par ordre chronologique : les enseignements du semestre d’automne et les enseignements annuels avant ceux du semestre de printemps, par ordre des jours de la semaine et horaire de début sur une journée.

Il n’est pas possible de changer cet ordre d’apparition.

La fonction de l’enseignant-e est mise à jour automatiquement lorsque la base de données des RH est mise à jour en septembre.

A compter de la création du programme des cours 2025-2026, la saisie des descriptifs se fait directement par les enseignant-es de la faculté à travers leur portail unige : portail.unige

La saisie des descriptifs concerne quatre champs :

• Les objectifs de l’enseignement ;
• Le descriptif de l’enseignement ;
• La bibliographie ;
• Les cours conseillés (pré-requis).

Une date d’ouverture de ce formulaire, ainsi qu’une date butoire pour compléter ces informations, sont communiquées par la faculté aux enseignant-es. Les enseignant-es reçoivent une marche à suivre détaillée pour effectuer cette démarche.

La saisie directe vise à simplifier le processus existant, en permettant aux enseignant-es de renseigner le descriptif de leur enseignement, sans devoir passer par le secrétariat de leur département.

La taille des différents champs est limitée :

• Les objectifs de l’enseignement – 500 caractères (espaces compris) ;
• Le descriptif de l’enseignement – 2000 caractères (espaces compris) ;
• La bibliographie – 2000 caractères (espaces compris) ;
• Les cours conseillés (pré-requis) – 1000 caractères (espaces compris).

Le programme ORACLE, qui permet d’établir le programme des cours, ne supporte malheureusement ni les caractères spéciaux, ni les mises en forme particulières (gras, italique, couleurs, souligné, puces, retrait, etc.). Ceci s’applique également au signe « œ » que l’on retrouve dans « œuvre » et qui n’apparaitra pas à l’affichage, donc n’hésitez pas à remplacer « œ » par « oe ».

Pour ajouter des liens IRL aux descriptifs, veuillez contacter la cellule programme des cours.

Le programme ORACLE, qui permet d’établir le programme des cours, ne supporte malheureusement pas les caractères spéciaux (œ, alphabets non latins, etc.) ni les mises en page particulières (gras, italique, couleurs, souligné, puces, retrait, etc.).

Il est recommandé de mettre les titres d’ouvrage entre guillemets pour les descriptifs.

Pour ajouter des liens IRL aux descriptifs, veuillez contacter la cellule programme des cours.

Les descriptifs apparaissent sur le programme des cours en ligne.

La cellule programme des cours peut envoyer une liste des descriptifs par discipline au format .pdf aux secrétaires qui le souhaitent pour permettre une relecture et vérification.

Pour toutes les communications concernant la réservation des salles et le programme des cours, merci de préciser le code d’enseignement dans l’objet ou le corps du texte du message éléctronique.

Le type d’information détermine le service que vous devez contacter :

	Service réservation des salles	Cellule programme des cours
Code d’enseignement
Créer un code d’enseignement (nouvel enseignement)
Intitulé
Correction d’un intitulé
Module(s) + numéros d’enseignement plan
Enseignant-e + enseignant-e responsable
Correction enseignant-e + enseignant-e responsable
Type d’enseignement
Descriptif
Auditeurs-trices libres
Langue de l’enseignement
Semestre
Horaire
Dates
Salle
Horaires sans synchronisation

 

En cas de doute, il vaut mieux mettre les deux adresses éléctroniques en destinataire.

Même s’il est parfois plus facile de résoudre une situation par téléphone, pensez à envoyer une confirmation par email pour garder une trace et permettre de retrouver plus facilement une information.

Jusqu’à la rentrée d’automne (mi-septembre), toutes les informations saisies dans le programme des cours, ainsi que toutes les modifications sont automatiquement transmises au logiciel ECTS qui permet de gérer l’inscription des étudiant-es aux cours et aux examens.

A partir de la rentrée d’automne, cette saisie n’est plus automatique et demande une intervention manuelle de la part de la DISTIC.

Il est donc préférable de s’assurer que le programme des cours est complet et juste avant la rentrée d’automne. Si des modifications surgissent après cette date, la cellule programme des cours adressera une demande spécifique à la DISTIC.

A partir de la première semaine de mars, plus aucune modification n’est possible pour le programme de l’année en cours, car le logiciel de gestion de programme des cours bascule vers la production de l’année suivante.

La faculté des Lettres dispose d’une double synchronisation MOBILYS->ORACLE et ORACLE->MOBILYS, permettant l’échange de données entre ces logiciels.

Les informations sont traitées de la sorte entre le service de la réservation des salles et la cellule du programme des cours :

Saisie dans MOBILYS	Synchronisation MOBILYS->ORACLE
Code d’enseignement Semestre Horaire Dates Salle Intitulé annoncé sur les avis d’enseignement Enseignant-e(s) + enseignant-e responsable annoncé-e(s) sur les avis d’enseignement	Semestre Horaire Dates Salle

 

Saisie dans ORACLE	Synchronisation ORACLE->MOBILYS
Code d’enseignement (généré par Oracle) Module(s) + numéro(s) d’enseignement plan Intitulé Enseignant-e(s) + enseignant-e responsable annoncé-e(s) sur les avis d’enseignement Type d’enseignement Semestre Ouverture aux auditeur-trices Langue d’enseignement Descriptif (rapatriement des données saisies par les enseignant-es) + Horaires sans synchronisation	Correctif des intitulés Correctif des enseignant-es Enseignant-e responsable qui renseigne le/la propriétaire Mediaserver

 

Le programme des cours en ligne est l’outil de consultation du programme des cours, à destination de toute la communauté universitaire. Cet outil dynamique est celui qui est tenu le plus à jour et peut servir de référence pour les enseignements de la faculté.

La brochure définitive, imprimée en version papier, est distribuée seulement aux différents services de la faculté qui s’appuient dessus pour guider les étudiant-es (service des examens, conseillers académiques, etc.).

Le programme des cours en ligne s’affiche dans sa version provisoire de mars à juillet. Durant cette période un filigrane « provisoire », ainsi que la mention « en cours de construction », s’affichent sur le site.

Le programme des cours est mis officiellement en ligne à destination des étudiant-es fin juillet.

Se rendre sur le site du programme des cours en ligne (programme des cours) et sélectionner l’année en cours.

Pour les enseignements de la faculté des Lettres, sélectionner la faculté dans le menu déroulant.

S’assurer que vous vous trouvez bien sous l’onglet « Cours ».

Vous pouvez filtrer les résultats en indiquant le département ou la section.

Vous pouvez également entrer un mot-clé, un nom ou un code d’enseignement dans la barre de recherche.

En cliquant sur un résultat de votre recherche, vous obtenez une vision détaillée des informations concernant l’enseignement.

 

L’onglet « Plans d’études » vous permet de vérifier le contenu de chaque plan d’études.

Vous pouvez de nouveaux utiliser les filtres pour affiner votre recherche.                                  

En cliquant sur le plan d’études qui vous intéresse, vous pourrez voir la structure des modules, ou bien cliquer sur « Tout déplier » pour consulter le détail des enseignements.

 

Sous l’onglet « Mes horaires », les usagers peuvent se connecter au portail du programme des cours en saisissant leurs identifiant et mot de passe Switch edu-ID.

Malgré la vigilance de chacun-e et les différents niveaux de vérification, certaines erreurs peuvent se frayer jusqu’au programme des cours en ligne. Si c’est le cas, merci d’adresser une demande de correction à la cellule programme des cours.

Si une erreur subsiste malgré la correction, cela peut être dû à un bug d’affichage du système. Dans ce cas, merci de s’adresser également à la cellule programme des cours qui fera remonter le problème à la DISTIC.