Saisir une demande d'avance sur frais

Avant-propos

Les demandes d'avance concernent uniquement les voyages ou l'organisation de repas. Il n'est pas possible (et en aucun cas) d'utiliser ce formulaire pour des avances concernant des patients simulés ou la rémunération de conférenciers, boursiers.

La saisie de la demande se fait selon une série d'étapes, comme indiqué ci-dessous :

Remarque : il n'est pas possible de faire plusieurs demandes d'avance en même temps pour une personne.

Astuces :

• Il est recommandé par sécurité de "sauvegarder le brouillon" dès vos premières saisies afin d'éviter de perdre les informations suite à la clôture automatique de session après 20 minutes d'inactivité sur le portail.
• De plus, en notant le numéro de demande suite à votre sauvegarde, vous pourrez retrouver plus facilement votre dossier dans l'application. Ce numéro sera également essentiel à communiquer lors d'une demande de support.

Bénéficiaire

Attention : le système vérifie qu’une avance n’est pas déjà ouverte pour ledit bénéficiaire. Si c’est le cas, un blocage s’effectue. Il vous appartient dès lors de régulariser l’avance en cours.

Coordonnées bancaires

• Les coordonnées bancaires d’un bénéficiaire interne apparaissent partiellement pour une question de confidentialité. Par défaut, le compte bancaire est le compte salaire du bénéficiaire.
• Si le bénéficiaire souhaite être payé sur un autre compte que celui pré-sélectionné par défaut, sélectionner le choix « utiliser un compte alternatif ».

Prestation remboursée

• La prestation remboursée présente le lieu où se tiendra la dépense et la date future de la dépense.

Informations imputations

Vous avez deux possibilités :

• Si vous ne connaissez pas le fonds payeur, vous n'êtes pas obligé de le saisir. Cependant, vous devez obligatoirement définir une vérificateur qui aura la tâche de renseigner ces informations.

• Si vous connaissez le fonds payeur, vous pouvez le saisir. Le vérificateur est alors facultatif, sauf en cas de directive interne à votre service.

Remarques :

• Vous ne devez en aucun cas mettre un gestionnaire comptable en tant que vérificateur.
• La case signature manuelle doit être utilisée à titre exceptionnel en cas d'absence prolongée de l'approbateur. 
• Vous avez la possibilité de voir le montant total des notes de frais qui sont dans le flux et non payées, en cliquant sur "situation lié au fonds".

Liste des frais

ATTENTION CHANGEMENT DE LA PAGE DES FRAIS.

Dans la liste de frais, l‘écran différencie deux catégories d’avance : l'avance de caisse ou l'avance par virement bancaire.

En principe, il faut privilégier une avance par virement bancaire sur le compte du collaborateur en déplacement.

Remarque : Si le montant de l’avance dépasse CHF 3'500.-- une approbation au préalable est nécessaire via le supérieur hiérarchique. Si l’avance dépasse CHF 5'000.--, la demande est soumise à un deuxième, voire troisième niveau d’approbation (Décanat, Rectorat). Les approbateurs sont désignés automatiquement par le système.

Documents justificatifs et commentaires

Dans cette étape, il est possible :

• D'insérer un commentaire utile à l’attention du service de la comptabilité comme la prise en charge partielle de la dépense par un autre fonds ou le paiement dans une autre devise.

• De fournir des informations importantes pour le traitement efficace du dossier.

La liste des documents permet d’attacher les pièces numérisées pdf en noir/blanc. Il s’agit au minimum des justificatifs originaux et éventuellement la liste des participants ou toute autre information nécessaire à l’approbation du remboursement. Celles-ci sont indispensables pour la vérification et le contrôle par tous les acteurs du processus. 

Soumettre une demande

• Arrivé à la dernière étape, un résumé des données insérées permet au demandeur de procéder à une ultime vérification avant de soumettre la demande.

• Un texte en rouge indique que la demande a été soumise. Un numéro de dossier automatique est créé.

 Remarque : le numéro de demande est nécessaire pour les échanges avec le Support ou la Finance