Saisir une demande de paiement à un fournisseur

AVANT-PROPOS

Le formulaire "Paiement fournisseur" permet le paiement sur facture d'un fournisseur uniquement pour les 5 cas suivants :

• Hébergement
• Déplacement(s)
• Repas/Catering (traiteur)
• Location de salle
• Inscription à une conférence

Dans tous les autres cas, vous devez passer par le portail SI-Achat (PUMA).

La saisie de la demande se fait selon une série d'étapes, comme indiqué ci-dessous :

Astuces :

• Il est recommandé par sécurité de "sauvegarder le brouillon" dès vos premières saisies afin d'éviter de perdre les informations suite à la clôture automatique de session après 20 minutes d'inactivité sur le portail.
• De plus, en notant le numéro de demande suite à votre sauvegarde, vous pourrez retrouver plus facilement votre dossier dans l'application. Ce numéro sera également essentiel à communiquer lors d'une demande de support.

Bénéficiaire ou organisateur

Le bénéficiaire est le collaborateur qui demande à payer d'avance des frais (déplacement, repas, inscription à une conférence) ou qui organise une manifestation.

Fournisseurs

Cette étape permet de déterminer le fournisseur pour le paiement de la facture.

Il y a deux situations qui se distinguent :

• Le fournisseur existe dans la base de donnée et il vous suffit de le sélectionner.
• Le fournisseur n'existe pas et vous devez le créer en remplissant les champs obligatoires.

Astuce : pour les nouveaux fournisseurs, en indiquant "voir facture" dans le champ "document joint", vous évitez de devoir remplir les coordonnées bancaires.

Coordonnées bancaires

Pour un fournisseur existant :

• Le curseur se positionne automatiquement sur « autre compte » afin de rendre l'utilisateur attentif à tout éventuel changement de compte. Vérifier les coordonnées bancaires indiquées sur la facture à payer.
• Si le numéro de compte est à modifier, il faut le signaler en le mentionnant sous « voir document joint » afin que le service de la comptabilité modifie le compte dans la base de données.
• Si le numéro de compte est correct, cliquer sur « banque » correspondante.

Pour un nouveau fournisseur :

• Si le demandeur ne souhaite pas saisir les coordonnées bancaires, alors il indique "voir facture" dans le champ "document joint" lorsqu'il se trouve dans "Fournisseurs".

Prestation(s) remboursée(s)

• Dans les nombres de jours, il y a une distinction entre le nombre de jours professionnels et privés. Cette distinction est importante lors des voyages notamment. 

• Un outils de calcul des jours est à disposition, il donne aussi une indication entre le nombre de jours ouvrable (semaine) et non ouvrable (week-end et jours fériés) 

• Les demandes de remboursement doivent être soumises dans un délai de trois mois dès le retour de voyage. Ce délai dépassé, le champ "Justification du dépassement des 90 jours" doit contenir la raison de dépassement du délai.

• Si vous avez eu une avance pour les frais que vous allez saisir, vous pourrez cocher la case afin que le système puisse faire le lien. Ainsi dans la liste des frais, vous verrez la balance entre votre avance et vos dépenses.

Accompagnants

• Mentionner les collaborateurs ou les externes ayant participé à des déplacement en Suisse ou à l’étranger. En cas de nombre important de participants, il est possible de transmettre ces noms sur une liste Excel.

• Si le titulaire du fonds payeur et/ou le supérieur hiérarchique et/ou le responsable du centre financier étaient présents et ont bénéficié de la prestation (repas, inscription à une conférence) qui va être remboursée, vous devez dans tous les cas les mentionner dans la liste des accompagnants même s’ils figurent dans une liste numérisée Excel ou Word. Cette information est indispensable pour que les signatures électroniques soient correctes.

Informations imputations

Vous avez deux possibilités :

• Si vous ne connaissez pas le fonds payeur, vous n'êtes pas obligé de le saisir. Cependant, vous devez obligatoirement définir une vérificateur qui aura la tâche de renseigner ces informations.

• Si vous connaissez le fonds payeur, vous pouvez le saisir. Le vérificateur est alors facultatif, sauf en cas de directive interne à votre service.

Remarques :

• Vous ne devez en aucun cas mettre un gestionnaire comptable en tant que vérificateur.
• La case signature manuelle doit être utilisée à titre exceptionnel en cas d'absence prolongée de l'approbateur. 
• Vous avez la possibilité de voir le montant total des notes de frais qui sont dans le flux et non payées, en cliquant sur "situation lié au fonds".

Liste de frais

ATTENTION CHANGEMENT DE LA PAGE DES FRAIS.

• La liste de frais sert notamment à déterminer la nature, l’imputation comptable et la gestion des règles du mémento administratif. En complétant la liste de frais, vous rendez possible les contrôles automatiques de conformité par rapport aux règles de gestion prévues par le mémento administratif.

• En cliquant sur le lien « évaluer le taux de change », vous arrivez sur le site du convertisseur de devises Oanda. Insérer alors le montant et la monnaie souhaitée pour la conversion. Sélectionner par convention le taux de change correspondant au premier jour de déplacement.

• Lorsque la demande de remboursement est non conforme aux règles prévues par le mémento administratif, la coche «dérogation» est activée automatiquement. Vous devez remplir ce champs avec un justificatif. Dans certains cas, vous devez joindre l’autorisation du supérieur hiérarchique dans l’étape «commentaires», à l’aide d’un document PDF (par exemple pour les invitations exceptionnelles).

Documents justificatifs et commentaires

Dans cette étape, il est possible :

• D'insérer un commentaire utile à l’attention du service de la comptabilité comme la prise en charge partielle de la dépense par un autre fonds ou le paiement dans une autre devise.

• De fournir des informations importantes pour le traitement efficace du dossier.

La liste des documents permet d’attacher les pièces numérisées pdf en noir/blanc. Il s’agit au minimum des justificatifs originaux et éventuellement la liste des participants ou toute autre information nécessaire à l’approbation du remboursement. Celles-ci sont indispensables pour la vérification et le contrôle par tous les acteurs du processus. 

Soumettre une demande

• Arrivé à la dernière étape, un résumé des données insérées permet au demandeur de procéder à une ultime vérification avant de soumettre la demande.

• Un texte en rouge indique que la demande a été soumise. Un numéro de dossier automatique est créé.

 Remarque : le numéro de demande est nécessaire pour les échanges avec le Support ou la Finance