Saisir une demande de petits frais

Avant-propos

 Exceptionnellement, le formulaire des petits frais permet de se faire rembourser des petits achats tels que :

• Des fournitures de bureau;
• Des livres;
• Des boissons (café et eau pour le département);
• Des logiciels et licences de moins de 1000 CHF;
• Du petit matériel informatique, hors PC et de moins de 1000 CHF;
• Des cotisations.

Dans tous les autres cas, vous devez passer par le portail SIEA.

La saisie de la demande se fait selon une série d'étapes, comme indiqué ci-dessous :

Astuces :

• Il est recommandé par sécurité de "sauvegarder le brouillon" dès vos premières saisies afin d'éviter de perdre les informations suite à la clôture automatique de session après 20 minutes d'inactivité sur le portail.
• De plus, en notant le numéro de demande suite à votre sauvegarde, vous pourrez retrouver plus facilement votre dossier dans l'application. Ce numéro sera également essentiel à communiquer lors d'une demande de support.

Bénéficiaire

Le bénéficiaire est la personne qui va être remboursée de ses frais payés d'avance. Si elle est différente du demandeur, elle doit valider la note de frais saisie.

• Le bénéficiaire interne est un collaborateur qui, dans le cadre de ses activités professionnelles, effectue un achat.

• Le bénéficiaire externe est une personne qui, dans le cadre de ses activités professionnelles, effectue un achat.

Coordonnées bancaires

Cas d’un bénéficiaire interne :

• Les coordonnées bancaires d’un bénéficiaire interne apparaissent partiellement pour une question de confidentialité. Par défaut, le compte bancaire est le compte salaire du bénéficiaire.

• Si le bénéficiaire souhaite être payé sur un autre compte que celui pré-sélectionné par défaut, sélectionner le choix « utiliser un compte alternatif ».

• Si la dépense du bénéficiaire a été payée avec une carte de crédit de l’Université exclusivement,  cliquer sur la coche et insérer le nom du titulaire de la carte. Le programme contrôle dès lors que la carte est bien autorisée.

Cas d’un bénéficiaire externe :

Astuces : 

• Si vous ne connaissez pas le numéro de clearing, inscrivez un zéro.

• Pour les USA il faut le numéro ABA/Routing number et pour le Canada le numéro de transit et institution à inscrire dans le clearing.

Prestation remboursée

• La date doit être celle de l'achat.
• Les demandes de remboursement doivent être soumises dans un délai de trois mois après la dépense. Ce délai dépassé, le champ "Justification du dépassement des 90 jours" doit contenir la raison de dépassement du délai.
• Si vous avez eu une avance pour les frais que vous allez saisir, vous pourrez cocher la case afin que le système puisse faire le lien. Ainsi dans la liste des frais, vous verrez la balance entre votre avance et vos dépenses.

Informations imputations

Vous avez deux possibilités :

• Si vous ne connaissez pas le fonds payeur, vous n'êtes pas obligé de le saisir. Cependant, vous devez obligatoirement définir une vérificateur qui aura la tâche de renseigner ces informations.

• Si vous connaissez le fonds payeur, vous pouvez le saisir. Le vérificateur est alors facultatif, sauf en cas de directive interne à votre service.

Remarques :

• Vous ne devez en aucun cas mettre un gestionnaire comptable en tant que vérificateur.
• La case signature manuelle doit être utilisée à titre exceptionnel en cas d'absence prolongée de l'approbateur. 
• Vous avez la possibilité de voir le montant total des notes de frais qui sont dans le flux et non payées, en cliquant sur "situation lié au fonds".

Liste de frais

ATTENTION CHANGEMENT DE LA PAGE DES FRAIS.

• La liste de frais sert notamment à déterminer la nature, l’imputation comptable et la gestion des règles du mémento administratif. En complétant la liste de frais, vous rendez possible les contrôles automatiques de conformité par rapport aux règles de gestion prévues par le mémento administratif.

• En cliquant sur le lien « évaluer le taux de change », vous arrivez sur le site du convertisseur de devises Oanda. Insérer alors le montant et la monnaie souhaitée pour la conversion. Sélectionner par convention le taux de change correspondant au premier jour de déplacement.

• Lorsque la demande de remboursement est non conforme aux règles prévues par le mémento administratif, la coche «dérogation» est activée automatiquement. Vous devez remplir ce champs avec un justificatif. Dans certains cas, vous devez joindre l’autorisation du supérieur hiérarchique dans l’étape «commentaires», à l’aide d’un document PDF (par exemple pour les invitations exceptionnelles).

Documents justificatifs et commentaires

Dans cette étape, il est possible :

• D'insérer un commentaire utile à l’attention du service de la comptabilité comme la prise en charge partielle de la dépense par un autre fonds ou le paiement dans une autre devise.

• De fournir des informations importantes pour le traitement efficace du dossier.

La liste des documents permet d’attacher les pièces numérisées pdf en noir/blanc. Il s’agit au minimum des justificatifs originaux et éventuellement la liste des participants ou toute autre information nécessaire à l’approbation du remboursement. Celles-ci sont indispensables pour la vérification et le contrôle par tous les acteurs du processus. 

Soumettre une demande

• Arrivé à la dernière étape, un résumé des données insérées permet au demandeur de procéder à une ultime vérification avant de soumettre la demande.

• Un texte en rouge indique que la demande a été soumise. Un numéro de dossier automatique est créé.

 Remarque : le numéro de demande est nécessaire pour les échanges avec le Support ou la Finance