Principes et organisation dans les différents domaines fonctionnels du SI institutionnel

Chaque projet de SI s’inscrit dans le cadre d’un portefeuille de SI-Métier. Il est géré par une chefferie de projet (CP), sous la responsabilité d’un Comité de pilotage (COPIL).

Afin d’assurer la maîtrise d’un projet de SI sous toutes ses facettes et favoriser par conséquent sa réussite, une méthodologie institutionnelle de gestion de projet est documentée, outillée et supportée par les équipes en charge.

Les projets en cours dans les différents domaines du SI institutionnel

Le SI institutionnel est un écosystème en évolution permanente, que ce soit pour le maintenir opérationnel en tenant compte des contraintes technologiques, de l'évolution du contexte et des nouveaux besoins, pour l'adapter à la croissance de l'institution ou pour mettre en œuvre des transformations stratégiques.

Ces évolutions sont organisées sous forme de projets, nécessitant la mobilisation et la planification de ressources humaines (compétences) et financières (moyens), qui sont arbitrés annuellement par le Rectorat dans le cadre de l’établissement et la consolidation du portefeuille SI institutionnel.

Les projets constituant le portefeuille SI institutionnel sont revus annuellement. L’avancement du Plan Directeur d’évolution du SI et des différents projets retenus dans le portefeuille SI institutionnel est exprimé sous forme de résultats à atteindre cadencés dans le temps.

Comité de pilotage (COPIL)

Chaque projet de SI est piloté par un Comité de pilotage (COPIL), qui exerce les responsabilités suivantes :

• Veiller au bon déroulement du projet dans le cadre fixé par la Gouvernance SI, en assurant le suivi des résultats / livrables, des échéances, des charges et des coûts, des risques, des prises de positions de la CAT
• Prendre les décisions importantes du projet dans le cadre fixé, et remonter aux instances de Gouvernance du SI les écarts significatifs et propositions d’arbitrage
• Valider les documents nécessaires aux changements de phase du projet

La composition type d’un COPIL est la suivante :

• Représentant de la direction métier (Président)
• DSI adjoint ou responsable de pôle concerné de la DiSTIC
• Parties prenantes au projet

Chefferie de projet (CP)

Chaque projet de SI est géré par une chefferie de projet (maîtrise d’ouvrage & maîtrise d’œuvre), dont la mission est de délivrer les services convenus, avec la qualité attendue, dans les temps et avec les moyens alloués. Les responsabilités de la CP sont les suivantes :

• Organiser le projet et ses différentes phases
• Clarifier les responsabilités au sein de l’équipe projet
• Animer l’équipe projet, coordonner les acteurs, communiquer
• Faire avancer les travaux, participer aux travaux
• Gérer les risques du projet
• Organiser la phase de recette (tests d’acceptation de la solution) et la mise en production (support)
• Veiller à la bonne documentation du projet
  • Documentation à destination de la Gouvernance du SI
  • Documentation projet (ex : spécifications détaillées, plan de tests, PV COPIL)
• Mettre à jour régulièrement les données projet (résultats, planning, charges, coûts, indicateurs clés de performance, décisions).
• Organiser régulièrement les séances du COPIL, en accord avec son président
• Solliciter à bon escient les instances de gouvernance du SI, prendre en compte et traiter leurs décisions, leur faire remonter les éventuelles alertes / demandes d’arbitrage