Projet en cours : Zoom Téléphonie

Dès 2025, la téléphonie sur Zoom deviendra progressivement le nouveau système de téléphonie professionnelle de l'UNIGE. Elle remplacera la solution actuelle Cisco, devenue obsolète. Bien que nos téléphones fonctionnent encore bien pour le moment, la technologie sous-jacente ne peut en effet plus être mise à jour et entretenue, et doit donc être remplacée. La solution choisie vise à simplifier vos communications en intégrant téléphonie, visioconférence et chat dans une seule application : Zoom. A l’occasion de ce changement, chacune et chacun bénéficiant d’une ligne personnelle pourra choisir entre un casque et un téléphone physique. Les téléphones non rattachés à une personne (par exemple dans les laboratoires) seront quant à eux remplacés par des téléphones fixes compatibles avec Zoom. L’ensemble des numéros actuels sont conservés. La migration se déroulera sur deux ans (2025-2026), site par site.

POURQUOI Zoom ?

• Simplicité  : un seul outil pour toutes les communications : téléphonie, réunions en ligne, chat;
• Compatibilité multi-plateformes : Windows, Mac, Linux / iOS et Android;
• Flexibilité : avec l’app mobile Zoom workplace, travailler en déplacement ou à distance n’aura jamais été aussi simple;
• Fonctionnalités intuitives: l'interface de Zoom est intuitive, favorisant une navigation fluide entre ses nombreuses fonctionnalités, comme la recherche de contacts grâce à son annuaire UNIGE intégré, le partage de documents directement via le chat pendant les appels, le partage d'écran optimisée via Zoom Meeting et une messagerie agréable à utiliser.
• Sécurité : Zoom respecte le cadre juridique suisse en matière de protection des données et les conversations sont chiffrées de bout en bout;
• Adoption existante : selon un sondage mené au sein de l'UNIGE,  96 % des collaborateurs/trices utilisent déjà Zoom.

POURQUOI ADOPTER Le casque ?

A l’occasion de cette migration, l’ensemble du personnel aura l’occasion de passer du téléphone fixe au casque, et de profiter ainsi de nombreux avantages :

• Des mains qui restent libres pour poursuivre vos  activités ;
• Un confort accru dans votre espace de travail que le casque permet d’insonoriser. Un atout très précieux, notamment dans les open-spaces ;  
• une utilisation optimale des services de téléphonie et de meeting via l’application Zoom;
• la possibilité de travailler à distance dans les mêmes conditions qu’au bureau ;
• Une économie budgétaire significative pour l’institution, le casque étant 2 fois moins cher qu'un téléphone physique ;
• Une économie d’énergie conséquente, le casque consommant en moyenne 15 fois moins d'énergie qu’un téléphone physique ;

Pour l’ensemble de ces raisons, l’usage du casque est recommandé. Le choix personnel d’un casque ou d’un appareil se fera via un formulaire envoyé en amont de la migration effective de chaque site.

planning prévisionnel d'exécution

Le site situé au 66 Bvd Carl-Vogt sert de site pilote. Les dates de migration effective peuvent être modifiées, en fonction de la facilité d’accès aux bureaux site par site pour y effectuer les raccordements nécessaires, et du nombre de téléphones à implémenter

> Voir la planification du processus de migration du site pilote

processus concret de migration en 5 phases

1. Durant une phase préliminaire d'information, les utilisateurs/trices du site concerné-es sont informé-es des enjeux et des dates-clés de la migration effective de leur téléphonie sur Zoom. Le personnel est également informé sur l'utilisation du matériel de téléphonie à venir pour prendre sa décision d'opter pour le casque ou le téléphone fixe. La documentation de support est mise en ligne en amont de la migration afin de se familiariser avec la téléphonie sur Zoom et l'utilisation du casque.

2. S'en suit une phase de choix: les utilisateurs/trices choisissent entre le casque et le téléphone fixe pour leur ligne personnelle.
Un formulaire est envoyé par courriel à toutes et tous les collaborateurs/trices du site. Les personnes qui désirent conserver un téléphone fixe le font savoir en répondant au formulaire, les non-répondant-es bénéficient automatiquement d'un casque gratuit.

3. Durant la phrase de préparation à la migration, les ingénieurs experts comptabilisent le nombre de téléphones fixe et de casques nécessaires et préparent la migration effective.

4. Durant la migration à proprement parler, l'ajout de l'icône téléphone est ajoutée à la plateforme Zoom workplace du personnel sans qu'une mise à jour soit nécessaire pour l'utilisateur/trice. Une équipe d'ingénieur-es et d'électriciens/ennes effectuent les changements de téléphones et raccordements en passant dans les bureaux, poste par poste.

5. Durant la phase post-migration, une permanence de support hypercare répond aux demandes des utilisateurs/trices. Les ingénieurs experts procèdent aux ajustements nécesssaires.

TEMPS DE CO-EXISTENCE DES 2 SYSTèMES DE TéLéPHONIE ZOOM ET CISCO

La migration étant réalisée progressivement durant 2025-2026, les deux systèmes Zoom et Cisco Jabber co-existeront de fait durant 2 ans. La partie du personnel ayant migré sur Zoom pourra continuer d'appeler ses collègues sur Cisco et inversement, sans qu'aucune manipulation ne soit nécessaire de la part des utilisateurs/trices.

Deux changements concrets sont néanmoins à noter :

1. Téléphonie: Les appels téléphoniques via Zoom sont exclusivement en audio, sans vidéo.

• Les appels sur Zoom sont uniquement audio, sans vidéo. Par conséquent, les appels entre les deux systèmes de téléphonie (Cisco et Zoom) sont en audio uniquement.
• Option vidéo : depuis l’application Zoom, il est possible durant un appel téléphonique de basculer vers une réunion vidéo Zoom grâce à un simple clic.
• Les nouveaux téléphones physiques compatibles Zoom sont dépourvus de caméra vidéo intégrée.

Cette configuration offre une flexibilité accrue, permettant aux utilisateurs de choisir entre des communications audio simples et des interactions vidéo plus complètes selon leurs besoins.

2. Chat :  Il n'est pas possible de chatter entre une l’application Cisco Jabber et Zoom Workplace.

Il est uniquement possible de chatter via la même application, au choix. Il est ainsi préconisé pour les personnes ayant migré sur Zoom de garder temporairement leur application Cisco Jabber pour la partie Chat de sorte à ne pas manquer une discussion avec des collègues encore sur Cisco.

documentation & formation

Un dossier dédié à la documentation utilisateur/trice est à disposition depuis début janvier 2025.
Des sessions de formation en présentiel seront proposées. La première aura lieu le 28 janvier pour le site pilote de Carl-Vogt.

Foire aux questions

Une question concernant le passage à Zoom Phone ? Sur la phase de co-existence des systèmes de téléphonie  ? Sur l'utilisation du casque? Consultez la Foire aux questions.