Mise en garde: chaque faculté, chaque département, voire chaque programme de doctorat, a ses procédures et règlements. C’est important que vous en preniez connaissance et que vous vous y conformiez. Aussi, adressez-vous à vos secrétariats pour avoir l’information exacte des étapes et conditions d’obtention de votre titre.

A partir du moment où vous aurez déposé votre manuscrit, le processus d’évaluation démarre. Il peut prendre plusieurs formes et étapes, mais dans l’ensemble, il comporte toujours:

1. l’évaluation du manuscrit par le jury, évaluation qui donnera lieu à la décision de permettre au candidat-e de passer en soutenance ou pas.
2. la soutenance orale. Celle-ci a parfois lieu en deux étapes: une première soutenance à huit clos avec le jury (appelée pré-soutenance ou soutenance privée), puis une soutenance publique. Mais parfois elle a lieu en une seule fois (appelée alors tout simplement soutenance publique).

Peut s’intercaler entre deux un examen oral, portant sur les connaissances acquises dans la discipline. Les détails des étapes de l’évaluation sont décrits dans vos règlements d’études. Consultez-les dès que vous démarrez la rédaction de votre manuscrit pour être bien informé-e des étapes et conditions d’obtention de votre titre.

La soutenance a lieu dans les 2 à 3 mois qui suivent le dépôt du manuscrit. Elle se déroule sur 2-3 heures, parfois plus. La première partie sera votre exposé (entre 20’ et 45’ en fonction de la discipline), puis ce sera le temps des questions du jury (compter environ 20-30’ par membre du jury pour les questions‑réponses). Ce jury est composé de membres externes à l’université et de membres internes, et c’est d’ailleurs dans cet ordre que leur est donné la parole. Au terme des questions, le jury délibérera à huit clos et vous informera de la décision de vous décerner le grade de docteur-e au cours de la proclamation. Pour pouvoir porter le titre, vous devrez attendre encore un peu, le temps d’apporter d’éventuelles corrections à votre manuscrit, de le déposer aux instances concernées et de recevoir le procès verbal et l’imprimatur (conditions de publication de votre manuscrit).

La soutenance est un évènement long et intense qui sollicitera toute votre attention, concentration et puisera beaucoup de votre énergie. Son principal enjeu est de vous permettre d’accéder au grade de docteur-e. Il est donc important de bien vous y préparer.

1 an avant – observation

A ce stade, vous êtes en train de rédiger votre manuscrit, peut-être aussi un projet de post-doc, ou un article, une conférence, … vous voyez arriver une fin de mandat, une proposition d’un futur mandat, et vous vous questionnez sur votre futur après la soutenance, peut-être l’envisagez-vous en dehors du monde académique? C’est une période intense où l’on remet parfois tout en cause et où tout est encore possible. La soutenance paraît très très loin, mais vous pouvez déjà vous y préparer en allant regarder d’autres soutenances dans votre discipline, par exemple. C’est un bon moyen de prendre connaissance des us et coutumes liés à cet évènement, de voir comment cela se passe, de voir l’attitude du/de la candidat-e et des membres du jury. Idéalement, assistez à une soutenance avec des membres potentiels de votre jury, une manière efficace de faire connaissance avec eux/elles dans ce rôle‑là.

6 mois avant – anticipation

Le manuscrit touche à sa fin? Il vous reste une relecture générale, plus qu'à finaliser la conclusion? C’est le sprint final pour déposer le manuscrit et obtenir une date de soutenance. Vous avez le règlement d’études à vos côtés pour ne rater aucune étape et respecter les délais associés à votre plan d’études.

Vous connaissez les membres de votre jury et devez vous assurer d’avoir lu leurs écrits si par hasard cela n’a pas été nécessaire pour la rédaction même du manuscrit. Apprenez au travers de ces lectures à les connaître: quelles sont leurs principales découvertes? Quels sont leurs modèles? À quels courants s’alignent-ils/elles? Ont-ils/elles des oppositions avec certain-es autres chercheur-euses ou courants de recherches? etc.

Pour vous préparer spécifiquement à la soutenance, questionnez vos collègues sur leur stratégie: qu’ont-ils/elles fait pour anticiper la soutenance? Comment ça s’est passé pour eux/elles? Se souviennent-ils/elles des questions qu’on leur a posées?

Il existe des ateliers de préparation à la soutenance. Renseignez-vous sur les prochaines dates où ils seront organisés, car il n’y en a pas toutes les semaines.

1 mois avant – préparation

Re-familiarisez-vous avec le manuscrit: relisez-le en relevant les points essentiels pour chaque partie (un petit résumé par chapitre vous aidera à sélectionner le contenu pour l’exposé et à éviter de tomber dans des détails secondaires durant les quelques minutes d’oral qui vous seront accordées). Vous voyez des coquilles, incohérences ou contradictions? Relevez-les. Si les fautes d’orthographe ou de syntaxe ne vous serviront pas pour préparer votre exposé, mais le reste oui, car l’oral vous permettra de combler les manques, de reformuler ce qui n’était pas clair ou de corriger ce qui était erroné.

Participez à l’atelier «préparer sa soutenance de thèse», si ce n’est pas déjà fait. Vous pourrez alors en apprendre davantage sur la soutenance: comment structurer votre exposé, manier avec plus d’aisance les moyens de communication et supports de présentation, anticiper les questions du jury et la manière d’y répondre.

À ce stade, par rapport à l’exposé en tant que tel, vous aurez fixé les objectifs de l’exposé, identifié le message-clé, sélectionné le contenu et structuré l’exposé.

Vous voulez avoir du feedback avant le jour J? Dans ce cas, sollicitez vos collègues pour organiser une simulation de soutenance avec eux/elles et/ou sollicitez un-e conseiller-ère pédagogique, ce qui vous permettra de mettre à l’épreuve votre exposé, de tester les conditions matérielles (d’autant plus si vous pouvez le faire dans la salle de soutenance même), de gérer le timing et accroître votre degré de préparation en évitant la procrastination.

Vous organisez un repas ou un apéritif? Il est temps alors de réserver le restaurant ou de contacter la cafétéria du bâtiment où se déroulera votre soutenance, ou encore d'identifier les ami-es ou collègues qui peuvent s’occuper de l'organisation si vous voulez un apéritif privé.

Il est aussi temps d'inviter vos proches pour qu'ils/elles viennent vous soutenir le jour de la soutenance.

15 jours avant – simulation

Deux semaines avant la soutenance, il est temps de finaliser votre texte d’exposé et monter, s’il y a lieu, les supports de votre présentation.

Simuler 1 à 2 fois votre exposé, seul-e ou avec vos collègues. Vous avez encore du temps devant vous pour intégrer leurs propositions de corrections et de répéter une ultime fois l’exposé avant le jour J.

Identifiez les points faibles de votre travail sur lesquels des questions pourraient vous être posées. Quels arguments pourriez-vous avancer pour justifier vos choix? Comment auriez-vous pu vous y prendre autrement? Quelles sont les conséquences de ces choix sur vos résultats et leur généralisation? Quels sont les biais de votre thèse et portent-ils à conséquence? Si oui, lesquelles? ... Voilà quelques questions pour lesquelles vous avez intérêt à préparer quelques éléments de réponse pour anticiper ce que le jury pourrait aborder avec vous.

Quelques jours avant – finalisation

Achetez ce qu’il faut pour l’apéritif, si vous n’avez pas fait appel à un-e professionnel-le. Déterminez les habits que vous porterez le jour J.

Une virée au cinéma, une randonnée, du shopping, un rendez-vous chez le coiffeur, un spa, une sortie entre ami-es, ... tout ce qui peut vous permettre de sortir la tête du guidon et de vous ressourcer avant l'échéance est bienvenu.

Vérifiez une ultime fois si par hasard des publications sur votre sujet de thèse ont été publiées très récemment.

Arrêtez de retoucher votre texte et vos supports; tout est déjà prêt. L’essentiel de votre préparation est derrière vous. Sachez mettre un point final à votre exposé et reconnaître quand ce que vous avez produit permet de bien cibler votre objectif de communication. Si c’est le cas, c’est qu’il n’y a plus besoin de revenir sur le contenu.

Comme vous avez travaillé sur l’exposé, vous avez pris une nouvelle distance par rapport à votre recherche et votre manuscrit. Replongez dans vos résumés, marquez les chapitres et passages les plus importants par des post-it, par exemple.

Contactez le service audio-visuel du bâtiment où aura lieu la soutenance. Les technicien-nes peuvent vous aider à installer le matériel le jour J, tester les vidéos à projeter, les sons à faire écouter, etc. Conservez leur numéro de téléphone à proximité au cas où.

La veille – concentration

Assurez-vous d’avoir les documents que vous voulez prendre avec vous. La plupart du temps, seul le manuscrit et les supports de votre exposé seront réellement utilisés, le reste est davantage là pour vous rassurer.

Vous avez des petites tâches laissées en suspend depuis longtemps? Tant mieux, elles pourraient vous aider à penser à autre chose, faire d’autres activités. Vous pourriez prendre congé ce jour-là pour vous adonner à des activités relaxantes (comme du yoga ou des exercices de sophrologie).

Le jour j – représentation

Le jour-même, pensez à bien vous alimenter (sucres lents, aliments faciles à digérer) pour être en forme et pour ne pas avoir faim pendant la soutenance (durant laquelle vous ne pouvez normalement pas grignoter).

Prenez avec vous au moins: une bouteille d'eau (pensez à avoir assez d'eau pour votre jury), un stylo, des feuilles pour prendre des notes, un ordinateur portable et une (voire deux, au cas où) clé USB contenant votre présentation.

Présentez-vous dans la salle de soutenance 1h avant pour vous installer et tester les connectiques (ordinateur, beamer, audio, wifi, ...). Une fois l'installation terminée, vous pouvez vous isoler dans un endroit calme ou passer un peu de temps avec des proches avant de revenir dans la salle pour démarrer la soutenance.

Et puis, 3... 2…1… à vous de jouer!

Prenez votre de courage à deux mains et profitez de cet évènement unique dans votre vie, qui est l'occasion de mettre votre travail de plusieurs années en valeur.

Le lendemain – récupération

Vous serez peut-être amené-e à vous entretenir avec l’un-e ou l’autre des membres du jury, en particulier s’ils/elles viennent de loin et qui profiteront de leur séjour pour donner une conférence, rencontrer des équipes de recherche, etc.

Si vous n’avez pas pris de notes durant la soutenance, il est temps de mettre sur papier les idées principales qui ont été échangées et les remarques et propositions qui vous ont été faites pour améliorer votre manuscrit ou en prévision d’une publication future. Vous recevrez peut-être des versions annotées de votre manuscrit ou encore un rapport des juré-es.

Il n’est pas rare qu’après la soutenance, vous ressentiez un certain vide, un manque, un sentiment d’inutilité. Vous avez consacré tellement de temps, d’énergie et avez subi tellement de stress lors de la rédaction de la thèse et de la performance de la soutenance, que les jours qui suivent vont vous paraître vides et vous ne saurez pas quoi faire de votre temps. C’est normal et passager. Vous allez devoir apprendre rediriger votre attention et vos intérêts sur autre chose, prendre le temps de vous relaxer et savourer la satisfaction d'avoir passé l'épreuve de la soutenance.

Des sites pour vous aider à vous préparer

• Survivre à sa soutenance (en anglais)
• 17 astuces pour faire une bonne soutenance (en anglais)

Des articles et ouvrages sur le sujet

• Camus, B. (1995). Réussir la soutenance de rapports, mémoires et travaux. Paris: Les éditions d'organisation.
• Cone, J. D., & Foster, S. L. (1993). Dissertations and thesis from start to finish: psychology and related fields. Washington: American Psychological Association.
• Defays, J.-M. (2003). Principes et pratiques de la communication scientifique et technique. Bruxelles: De Boeck.
• Park, C. (2003). Levelling the playing field: toyards best practice in the doctoral viva. Higher Education Review, 36(1), 47-67.
• Philipps, E. M., & Pugh, D. S. (2005). How to get a PhD: a handbook for students and their supervisors (4th ed.). Maidenhead: Open University Press.
• Platow, M. J. (2002). Giving professional presentations in the behavioral sciences and related fields: A practical guide for the novice, the nervous, and the nonchalant. New York: Psychology Press.
• Tinkler, P., & Jackson, C. (2002). In the dark? Preparing for the PhD viva. Quality Assurance in Education, 10(2), 86-97.
• Trafford, V. (2003). Questions in the doctoral vivas: views from the inside. Quality Assurance in Education, 11(2), 114-122.
• Trafford, V., & Leshem, S. (2002). Sarting at the end to undertake doctoral research: predictable questions as stepping stones. Higher Education Review, 34(1), 31-49.
• Wellington, J. (2010). Supporting student's preparation ofr the viva: their pre-conceptions and implications for practice. Teaching in Higher Eduction, 15(1), 71-84.

Un ouvrage vous intéresse? Ils sont disponibles dans notre bibliothèque (10 Rue du conseil général, 6^ème étage) pour un emprunt, une consultation ou des photocopies.

Articles sur la communication scientifique

• Salmi, R. L. (2001). Principes de la communication orale scientifique: comment passer d’une bonne étude à une bonne présentation orale. Revue Médicale de l'Assurance Maladie, 32(2), 101-104.
• Salmi, R. L. (2002). Lecture critique et communication médicale scientifique: comment lire, présenter, rédiger et publier une étude clinique ou épidémiologique. Paris: Elsevier.